Benchmarking

    Benchmarking คือ
       
        "Benchmarking" คือ กระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ประสบการณ์ และวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ(Best Practices) จากองค์กรอื่นภายใต้กฎกติกาสากล
        โดยมีแนวคิดที่ว่า องค์กรไม่ได้เก่งทุกเรื่อง ยังมีองค์กรที่เก่งมากกว่าในบางเรื่อง การศึกษาจากประสบการณ์ตรงขององค์กรอื่นแล้วนำมาประยุกต์ให้เหมาะสม จะช่วยประหยัดเวลาและลดการลองผิดลองถูก Benchmarking จึงเป็นเส้นทางลัดสู่ความเป็นเลิศอย่างก้าวกระโดด
        ผลที่ได้รับจากการทำ Benchmarking คือ ทำให้รู้ว่าใครเป็นผู้ปฏิบัติได้ดีที่สุดและมีวิธีปฏิบัติอย่างไร
        วัตถุประสงค์ของการทำBenchmarking คือ การแสวงหาตัวอย่างวิธีการปฏิบัติงานที่ดีกว่าเดิม รวมถึงการทำความเข้าใจกับกระบวนการและวิธีปฏิบัติต่างๆ ที่ผลักดันให้เกิดผลการปฏิบัติงานที่ดี ทั้งนี้ องค์กรต่างๆ จะปรับปรุงผลการดำเนินงานของตนโดยเลือกสรรและนำวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศเหล่านี้ไปใช้ในกระบวนการทำงานซึ่งไม่ใช่เป็นการลอกเลียนแบบแต่เป็นการสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ
       
       Benchmarking สามารถตอบคำถามต่อไปนี้
        เราอยู่ที่ตำแหน่งไหนในธุรกิจ Where are we?
        ใครเป็นผู้ที่เก่งที่สุด Who is the Best?
        คนที่เก่งที่สุด เขาทำอย่างไร How do they do it?
        และเราจะทำอย่างไรให้เก่งกว่าเขา How can we do it better?
       
       ประโยชน์ของ Benchmarking
       
        -ปรับปรุงผลการทำงาน Benchmarking ช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงาน รวมทั้งการออกแบบผลิตภัณฑ์ เช่น ลดระยะเวลาในการผลิต ลดของเสีย เป็นต้น
        -ทำให้ได้มาซึ่งความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ Benchmarking ทำให้องค์กรหันมาสนใจกับทักษะความสามารถที่จำเป็นในการสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ ทั้งด้านการสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งมอบ
        -เพิ่มอัตราการเรียนรู้ภายในองค์กร Benchmarking สร้างแนวคิดใหม่ให้แก่องค์กรและช่วยให้การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ต่างๆ ง่ายขึ้น
        -เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเรียนลัดเพื่อให้ก้าวทันองค์กรอื่นๆ
       
       ขั้นตอนการทำ Benchmarking (Xerox Corporation Model)
       
        1.เตรียมความพร้อม
        2.การวางแผน
        -กำหนดเรื่องที่จะทำ Benchmarking
        -กำหนดผู้ที่ต้องการเปรียบเทียบด้วย
        -กำหนดวิธีการเก็บข้อมูล และเก็บข้อมูล
        3.การวิเคราะห์
        -วิเคราะห์ความแตกต่าง(GAP) ปัจจุบัน
        -ประมาณแนวโน้มความแตกต่างในอนาคต
        4.การบูรณาการ
        -สื่อผลการวิเคราะห์ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
        -ตั้งเป้าหมาย(Function Goals)
        5.การปฏิบัติ
        -จัดทำแผนปฏิบัติการ
        -นำไปปฏิบัติจริงและติดตามผล
        -ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
       
       Benchmarking สามารถเลือกทำได้ 2 แนวทาง คือ
        1.Benchmarking แบบกลุ่ม คือ การทำ Benchmarking โดยรวมกลุ่มองค์กรอื่นที่มีความต้องการจะทำ Benchmarking เหมือนกัน
        ข้อดี คือ ไม่ต้องเสียเวลาในการหาคู่เปรียบเทียบ รวมทั้งเป็นการสร้างเครือข่ายการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ดีอีกด้วย
        ข้อจำกัด อ องค์กรแต่ละองค์กรไม่สามารถทำตามสิ่งที่ต้องการได้หมดทุกอย่าง เนื่องจากต้องฟังเสียงข้างมาก ของทุกองค์กรในกลุ่มว่าต้องการทำ Benchmarking ในเรื่องไหน แบบไหน นอกจากนี้ เวลาที่ใช้ในการดำเนินการค่อนข้างตายตัว เพราะต้องดำเนินการพร้อมกับกลุ่ม ดังนั้น การเก็บข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลต้อทำตามที่กลุ่มกำหนด
        2. Benchmarking แบบเดี่ยว คือ องค์กรเดียวมีความต้องการที่จะทำ Benchmarking จึงกำหนดหัวข้อที่ต้องการทำและดำเนินการตามกระบวนการ Benchmarking ที่ได้วางแผนไว้
        ข้อดี คือ สามารถควบคุมระยะเวลาที่จะใช้ในการดำเนินการทั้งหมดได้ และสามารถเลือกหัวข้อที่สนใจจะทำ Benchmarking ได้
        ข้อจำกัด คือ ใช้ระยะเวลานานกว่าแบบกลุ่มเพราะองค์กรต้องเป็นผู้ดำเนินการเองทั้งหมด และถ้าเป็นองค์กรเล็กๆ จะหาผู้ที่มาเปรียบเทียบด้วยยาก
       
       ปัญหาในการทำ Benchmarking และแนวทางแก้ไข
       
        -ปัญหา : เลือกองค์กรที่เป็นคู่เปรียบเทียบไม่เหมาะสม
        แนวทางแก้ไข : ศึกษารวบรวมข้อมูลขององค์กรที่ต้องการไปเปรียบเทียบล่วงหน้ามากขึ้น
        -ปัญหา : เลือกตัววัดที่ใช้ในการเปรียบเทียบผิด
        แนวทางแก้ไข : ศึกษาวิเคราะห์กระบวนการ และตรวจสอบว่าตัววัดที่ใช้สามารถสะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงได้ หรือไม่
        -ปัญหา : ล้มเหลวในการโน้มน้าวผู้บริหารให้เชื่อผลของการเปรียบเทียบ
        แนวทางแก้ไข : สรรหาวีการโน้มน้าวผู้บริหารใหม่ เช่น การใช้บุคลากรภายนอกมาช่วยโน้มน้าว
        : เชื่อมโยงวิธีการปฏิบัติที่ได้เรียนรู้มาเข้ากับนโยบายหรือแผนธุรกิจขององค์กร
        : นำเสนอวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศและผลประโยชน์ที่องค์กรอื่นได้รับจากการปฏิบัติ
        -ปัญหา : ขาดการสนับสนุนในการดำเนินงาน
        แนวทางแก้ไข : ประชาสัมพันธ์การดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ดึงให้ทุกฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วมและ รายงานผลผู้บริหารอย่าง ต่อเนื่อง
        -ปัญหา : ข้อมูลที่เก็บมาไม่มีประโยชน์เท่าที่ควร
        แนวทางแก้ไข : เน้นการเก็บข้อมูลวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ(Best Practices) เพื่อสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้
        : วิเคราะห์ปัญหาขององค์กรให้ชัดเจน และตั้งคำถามให้ตรงประเด็นปัญหา
        -ปัญหา : คู่เปรียบเทียบไม่ค่อยแลกข้อมูลทีมีประโยชน์
        แนวทางแก้ไข : เน้นการเลือกคู่เปรียบเทียบแบบต่างอุตสาหกรรม
        : เน้นคำถามเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติมากกว่าตัววัดรายละเอียด
        -ปัญหา : ข้อมูลที่ได้รับมาไม่ถูกต้อง
        แนวทางแก้ไข : สร้างคำถามให้ง่าย กระชับ และชัดเจน
        : ตรวจสอบคำตอบโดยการทบทวนความเข้าใจทั้งสองฝ่ายเสมอ
        : ศึกษาก่อนว่าข้อมูลชนิดนี้ควรถามใคร
        -ปัญหา : ตัววัดมากเกินไป
        แนวทางแก้ไข : ควรนำตัววัดไปเชื่อมโยงกับแผนธุรกิจ เลือกเฉพาะตัววัดที่มีความสำคัญกับแผนธุรกิจ
        -ปัญหา : ไม่สามารถนำวิธีการปฏิบัติที่เรียนรู้มาประยุกต์ใช้ได้
        แนวทางแก้ไข : ศึกษาปัญหาขององค์กรให้ชัดเจนและทดลองนำวีปฏิบัติที่เรียนรู้มาปรับใช้
       
       ปัจจัยแห่งความสำเร็จของ Benchmarking
        1.การทำ Benchmarking จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงอย่างจริงจังและต่อเนื่อง
        2.การฝึกอบรมเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ทีมงานเข้าใจกระบวนการทำ Benchmarking ที่ถูกต้องอย่าเป็นระบบ
        3. Benchmarking ควรเป็นกิจกรรมที่ทำเป็นทีมโดยมีผู้เกี่ยวข้องตั้งแต่ผู้บริหาร ผู้จัดการ และผู้ที่รับผิดชอบในงานนั้นๆ
        4.ทีมงานที่ทำ Benchmarking ต้องประกอบไปด้วยสมาชิกที่สามารถนำผลจากการทำ Benchmarkingไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานในองค์กรได้
        5.กระบวนการ Benchmarking ต้องมุ่งเน้นที่การปฏิบัติที่เป็นเลิศมากกว่ามุ่งเน้นวัดผลงานที่ปฏิบัติงาน
        6. Benchmarking ต้องมีการจัดการระบบ วางแผน และการจัดการที่ดี เพราะเป็นวิธีการที่มีโครงสร้างที่จำเป็นต้องมีการวางแผนและการติดตามที่ดี
        7.ผู้บริหารต้องมีความมุ่งมั่น เพื่อทำให้ Benchmarking ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง โดยถือเป็นกลยุทธ์และกระบวนการ ในการพัฒนาองค์กร
        8.องค์กรต้องเต็มใจแบ่งปันข้อมูลกับผู้ร่วมทำ Benchmarking ทั้งที่เป็นหน่วยงานภายในและองค์กรภายนอก
        9.เกณฑ์เปรียบเทียบสมรรถนะ ต้องปรับปรุงให้ทันสมัย อยู่เสมอและควรปรับปรุงกระบวนการ Benchmarking ในระหว่างการดำเนินการเช่นกัน

 ที่มา : หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ