สาระน่ารู้เกี่ยวกับ 5 ส

"5 ส" คืออะไร

5 ส คือการปรับปรุงสภาพพื้นฐานในการปฏิบัติงานประจำวัน เพื่อ เอื้ออำนวยให้เกิด ประสิทธิภาพ และ คุณภาพ ของงาน 5 ส นี้นำมาจากภาษาญี่ปุ่น 5 คำ คือ

SEIRI = สะสาง

SEITON = สะดวก

SEISO = สะอาด

SEIKETSU = สุขลักษณะ

SHITSUKE = สร้างนิสัย

3 ส แรกส่งผลแก่สถานที่ทำงาน อุปกรณ์, 2 ส หลังส่งผลแก่คนที่ทำ 3 ส แรกอย่างต่อเนื่อง

ความหมายของ 5 ส
สะสาง - แยกสิ่งที่ไม่จำเป็นกับสิ่งที่จำเป็น
สะดวก - การจัดวางสิ่งที่จำเป็นให้ง่ายต่อการหยิบใช้ รู้ได้ทันทีว่าอยู่ที่ใด
สะอาด - การรักษาความสะอาดสถานที่ เครื่องใช้ อุปกรณ์ บริเวณทางเดินให้
ปราศจากขยะ ฝุ่นผง และเศษวัสดุ
สุขลักษณะ - รักษาสถานที่ทำงานให้สะอาดตา โดยรักษา 3 ส แรกให้ดีอยู่เสมอ
สร้างนิสัย - การปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัย

การดำเนินงานเพิ่มประสิทธิภาพบุคลากรในโรงเรียน
1. การเพิ่มประสิทธิภาพ คืออะไร
ประสิทธิภาพ คือความสามารถที่ทำให้งานเกิดผลสำเร็จ ดังนั้นเมื่อมีคำว่า"เพิ่ม" มาวางไว้ข้างหน้า จึงรวมความได้ว่า เพิ่มความสามารถที่ทำให้ งานเกิดผลสำเร็จ การเพิ่มประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือ ที่ช่วยให้เรา ใช้ทรัพยากรต่างๆ ให้เกิดคุณค่า และประโยชน์สูงสุด พร้อมทั้งบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เน้นความเชื่อมั่นว่า "เราสามารถทำวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้"

2. สร้างคุณภาพของงาน
เราต้องสร้างคุณภาพของงานและบริการให้ผู้มาติดต่อพอใจ ผู้มาติดต่อ รวมถึงบุคลากร ภายในโรงเรียน ของเราเองด้วย เราต้องถือว่าบุคลากรภายในโรงเรียน ที่เราต่างร่วมงานหรือติดต่อด้วย เป็นเสมือนหนึ่งลูกค้า ที่รับบริการของเรา ด้วยเช่นกัน การเพิ่มประสิทธิภาพ เป็นเรื่องของทัศนคติ เป็นพลังความเชื่อที่ว่ามนุษย์เราสามารถทำ สิ่งต่างๆ ใน วันนี้ให้ดีกว่า เมื่อวานนี้ และพรุ่งนี้จะดีกว่าวันนี้ เป็นความตั้งใจที่จะปรับปรุงสถานะการณ์ปัจจุบันไม่ว่าดีอยู่แล้ว หรือไม่ก็ตามให้ดีขึ้น เป็น ความพยายาม ต่อเนื่องที่จะหาทางใช้เทคนิควิธีใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น
3. การเพิ่มประสิทธิภาพเกิดขึ้นได้อย่างไร และจากใคร
คนคือสิ่งสำคัญที่สุด ในการเพิ่มประสิทธิภาพ คนของเราต้อง มีความรู้ ความสามารถ เราจึงต้องพัฒนา คนอย่าง ไม่หยุดยั้ง ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพ เกิดจากพวกเราทุกคน การเพิ่ม ประสิทธิภาพ เกี่ยวข้องกับ งานประจำโดยตรง เพราะจะช่วย ให้ลด ความผิดพลาดในการทำงาน ลดเวลาการทำงาน ช่วยให้ทำงาน สะดวก ขึ้น และให้มีผลงาน ที่มีคุณภาพ กิจกรรมต่างๆ ของการ เพิ่มประสิทธิภาพ ไม่ใช่การเพิ่มงาน แต่ ในทางกลับกัน เป็นการลดงานลงเสียอีก

เคล็ดลับในการดำเนินกิจกรรม 5 ส
1. ประกาศนโยบายของกลุ่มพื้นที่ 5 ส โดยผู้บริหาร
2. หัวหน้าพื้นที่เรียกประชุมให้ความรู้ตั้งเวรตรวจพื้นที่
3. แบ่งพื้นที่รับผิดชอบและทำแผนผังแสดงพื้นที่ที่ติดไว้ให้เห็นเด่นชัด การแบ่งพื้นที่ รับผิดชอบนั้น จำเป็น อย่างยิ่ง เพื่อสร้างบริเวณจำเพาะในการดูผล โดยยึดผังตำแหน่งการปฏิบัติงานของบุคลากร แต่ละคน แล้วจัดการ แบ่งกลุ่มตามลักษณะพื้นที่ อาจ แบ่งเป็นหมวดวิชาก็ได้ กำหนด ขอบเขต โดยอาจ ยึดแนวเสา ภายในที่ทำงาน หรือแนวโต๊ะ หรือกำแพงตู้ก็ได้ แต่ทั้งนี้ในแต่ละพื้นที่ ควรมีจำนวน เนื้อที่ เทียบ กับจำนวนคน ในพื้นที่ใกล้เคียงกัน ดังนั้นเขตของเราจะ ถูกแบ่งออกเป็นกลุ่มได้หลายกลุ่ม ซึ่ง แต่ละกลุ่ม จะมีการเลือก หัวหน้ากลุ่ม พื้นที่ของตนขึ้นมา เพื่อดูแลการดำเนินงาน ของสมาชิก หัวหน้ากลุ่ม ไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้า ตามสายงาน อาจเป็น อาจารย์คนหนึ่ง ในกลุ่ม ที่เห็นว่า จะเป็น กำลัง สำคัญของกลุ่มได้ ที่สำคัญ หัวหน้ากลุ่มพื้นที่ และบุคลากรระดับผู้บริหารในพื้นที่จะต้องมีพื้นที่ ที่ตัวเอง รับผิดชอบ เพื่อเป็นแบบอย่างแก่สมาชิกกลุ่ม
4. ถ่ายรูปก่อนทำกิจกรรม
5. สำรวจหาข้อบกพร่อง เพื่อทำการแก้ไขปรับปรุง การสำรวจนี้ทำโดยสมาชิก ของพื้นที่เอง พร้อมเขียน แผนดำเนิน กิจกรรม 5 ส
6. กำหนดวันทำความสะอาดครั้งใหญ่ ของพื้นที่ ลงมือทำโดยบุคลากร ทุกคน ร่วมกันทำ ความสะอาด ทั้ง โรงเรียน และเริ่มทำการสะสาง ส 1 ตามด้วย ส 2 โดย เป็นการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องและควรกำหนด ระยะเวลา ในการทำ แต่ละ ส ด้วย อาจจะ 1 เดือน แล้วมีการให้บุคลากรในกลุ่มพื้นที่ 5 ส แต่ละกลุ่ม เสนอผลงานว่า ได้ทำอะไรไปบ้าง ปัจจุบันอยุ่ขั้นใด และต่อไปจะทำอะไร
7. ตรวจ ติดตามและประเมินผลหลังการทำความสะอาด ให้ข้อแนะนำ ทั้งมีการให้รางวัล โดยต้อง ปฏิบัติ เช่นนี้ เป็นประจำ คณะกรรมการตรวจพื้นที่ 5 ส ควรตรวจทุกเดือน กรรมการ ไม่ควรเกิน 7 คน อย่าทำๆ หยุดๆ จะไม่ได้ผล ผู้บริหาร สูงสุดจะต้องตรวจพื้นที่ เป็นบางครั้งพร้อม ให้คำแนะนำเพื่อ การปรับปรุง
8. ตั้งมาตรฐานของพื้นที่
9. ถ่ายรูปหลังการทำกิจกรรม
10. ตรวจพื้นที่เพื่อแก้ไข ปรับปรุง โดยสมาชิกของพื้นที่เอง
11. จัดประชุมสมาชิกในพื้นที่อย่างสม่ำเสมออย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง
12. สรุปผลความคืบหน้าและบันทึกผลการประชุมลงในแบบฟอร์ม กพ.01
13. ประชาสัมพันธ์พื้นที่ ติดรูปก่อนทำ หลังทำ เป็นขั้นตอน
14. วัดและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

หลักการทำ ส ที่ 1 สะสาง

5 คำถามก่อนทำการสะสางมีดังนี้
1. มีเศษวัสดุและสิ่งของต่างๆ เกะกะหรือตกหล่นตามพื้นหรือไม่
2. มีการวางอุปกรณ์และเครื่องมือต่างๆ บนพื้นบริเวณทำงานหรือไม่
3. มีของที่ไม่จำเป็นปะปนอยู่ในบริเวณที่ทำงานหรือไม่
4. ตู้ ชั้น บนโต๊ะทำงานเต็มไปด้วยของที่ไม่จำเป็น ที่ทำงานคับแคบหรือไม่
5. สถานที่ทำงานไม่เป็นระเบียบ สกปรก เลอะเทอะหรือไม่

สะสาง คือ การพิจารณาสิ่งรอบตัวให้ชัดระหว่างสิ่งที่จำเป็นกับสิ่งที่ไม่จำเป็น สิ่งที่ ไม่จำเป็น ต้องให้ขจัด ทิ้งไป หรือขายไป สะสางนั้นแบ่งเป็น 3 ขั้นตอน คือ สำรวจ - แยก - ขจัด

ขั้นตอนที่ 1 สำรวจ มองดูรอบๆ ตัวท่านมีสิ่งใดที่เป็นของท่านและไม่สามารถที่จะใช ประโยชน์ต่อไป ได้อีก แล้ว เช่น สมุดเก่าที่ใช้เขียนหมดแล้วและไม่มีสาระอะไรที่ต้องดูอีก ปากกา ลูกลื่น ที่ใช้หมดแล้ว หรือ ชำรุดแล้ว ของที่เสีย ใช้ไม่ได้ ซ่อมไม่ได้ ขายก็ไม่ได้ จัดการขจัดออกไปทันที

ขั้นตอนที่ 2 แยก ต้องเริ่มแยกของที่ต้องการใช้ กับของที่ไม่ต้องการใช้ออกจากกัน ตรวจ ดูให้รู้ว่ามีสิ่ง ของใด ที่เป็นของผู้อื่น หรือขององค์การซึ่งไม่มีความจำเป็นต้องใช้แล้ว ท่านไม่ควรกำจัดทิ้งไปทันที เพราะ อาจมี ผู้ต้องการ ใช้อยู่ สิ่งที่ควรทำ ก็คือ ติดป้ายว่าเป็นของรอขจัดบนสิ่งนั้น บนป้าย ควรมีข้อความอธิบายว่า ทำไมจึงถูกกำจัดออกไป วันที่ติดป้าย วันที่ขจัดออก และผู้ต้องการ

ขั้นตอนที่ 3 ขจัด ภายหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดในใบ "ของรอขจัด" ให้ตรวจดูว่ามี ใครแจ้งกลับว่า ต้องการ บ้าง ถ้าไม่มีก็ขจัดได้

หลักการทำ ส ที่ 2 สะดวก

สะดวก คือ การจัดวางสิ่งที่จำเป็นให้ง่ายต่อการหยิบใช้ กล่าวกันว่าใช้หลัก "สะดวก" นี้เพื่อกำจัด ความ
สูญเปล่า ของเวลาในการค้นหาสิ่งของ

วิธีสร้างความสะดวก
1. แบ่งหมวดหมู่สิ่งของที่วางหรือเก็บ
2. กำหนดจุดวางหรือเก็บ
3. ทาสี ตีเส้น แสดงจุดวางสิ่งของแต่ละอย่าง (รวมทั้งทางเดินและที่ว่าง)
4. ปิดป้ายบอกชื่อสิ่งของที่วางหรือเก็บ
5. วางสิ่งของจากระดับบ่าถึงเข่า
6. วางสิ่งของที่ใช้บ่อยๆ ไว้ใกล้ตัว
7. ให้ความสำคัญกับการนำสิ่งของต่างๆ กลับมาไว้ที่เดิม

วิธีดำเนินการเพื่อขจัด "การค้นหา" ให้หมดสิ้น

1. จัดที่วางให้เป็นระเบียบ
2. กำหนดที่วางให้แน่ชัด
3. ป้ายชื่อแสดงที่วาง
4. ของที่วางก็ต้องติดแสดงไว้ด้วย
5. ที่วางต่างๆ ให้เรียงลงในตาราง
6. ตรวจเช็คการติดป้ายการเก็บคืนที่เดิม

ขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อความสะดวกกำหนดไว้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาการจัดวางสิ่งของในสถานที่ทำงาน ว่าได้จัดเก็บตามระบบ หนึ่ง ระบบใด หรือไม ่หรือว่าวาง กระจัดกระจายทั่วไป ในการทำกิจกรรม สะดวกให้จำไว้เสมอว่า ทุกสิ่งทุกอย่างควร อยู่ ในที่ของมัน ดังนั้น ท่านต้องตัดสินใจก่อนว่า สิ่งใดจะเก็บที่ไหนและ การมีแผนผังจะช่วยให้ท่าน และ เพื่อนร่วมงาน ได้ทราบ ว่าสิ่งของต่างๆ อยู่ที่ใดบ้าง
ขั้นตอนที่ 2 ในการตัดสินใจว่าสิ่งใดจะวางไว้ที่ใด ท่านต้องพิจารณา ว่าของนั้นใช้บ่อยแค่ไหน สิ่งที ่ต้อง ใช้บ่อยๆ ในการทำงานควรเก็บ ไว้อยู่ใกล้บริเวณทำงาน สิ่งที่ไม่ถูกใช้บ่อยก็ควรเก็บห่างออกไป จากจุดงาน แต่ สิ่งเหล่านี้ ต้องมีเนื้อที่เก็บที่เหมาะสม ทราบได้ทันทีว่าอยู่ที่ใด ควรมีแผนที่แสดงไว้
ขั้นตอนที่ 3 เพื่อกันลืมว่าของที่ต้องการ เก็บไว้ที่ใด เมื่อเวลาผ่านไปนานๆ ท่านต้องทำรายการ
บันทึก สิ่งของพร้อมที่เก็บ เป็นบัญชีเก็บไว้ และทำการติดป้ายตามลิ้นชัก หรือตู้อย่างชัดเจนว่ามีของสิ่งใด เก็บอยู่ที่ใด

สรุปขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดความสะดวก

1. ของที่ไม่ต้องการให้ทิ้งไป
2. จัดวางให้เป็นระเบียบ
3. กำหนดที่วางให้ชัดเจน แบ่งเขตวางของ
4. มีป้ายชื่อแสดงที่วาง
5. มีป้ายชื่อติดที่ของที่จะวาง
6. ทำตารางแสดงตำแหน่งที่วาง
7. ตรวจเช็คประจำ

หลักการทำ ส ที่ 3 สะอาด
สะอาด คือ การทำความสะอาดทุกซอกมุมของอาคารสถานที่ วัสดุ ครุภัณฑ์ อุปกรณ์ เครื่องใช้ สะอาด หมดจด ทุกกระเบียดนิ้ว กล่าวกันว่า สะอาด คือพื้นฐาน ของการยกระดับคุณภาพ

ขั้นตอนการทำความสะอาด
1. เริ่มต้นที่พื้นที่ กวาด เช็ด ฯลฯ
2. กำหนดเส้นแบ่งเขต พื้นที่ให้แน่นอน
3. ต้องขจัดต้นเหตุอันเป็นบ่อเกิดแห่งความสกปรกเลอะเทอะ
4. ดูความสะอาดลึกเข้าไปถึงจุดเล็กๆ
ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำความสะอาด
1. สภาพการทำงานสดชื่น น่าทำงาน
2. เพิ่มประสิทธิภาพอุปกรณ์
3. ยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์
4. ลดอัตราของเสีย
5. ขจัดความสิ้นเปลืองของทรัพยากร

หลักการทำ ส ที่ 4 สุขลักษณะ
สุขลักษณะ คือ รักษาที่ทำงานให้สะอาดตา โดยรักษา 3 ส แรกอยู่เสมอ หรือ ให้ดีขึ้นถ้าท่าน ไม่ตระหนัก ถึงความพยายาม ที่จะรักษาความสะอาดของสิ่งแวดล้อม ในอีกไม่ช้าท่านก็จะพบว่าสถานที่ ทำงาน ของท่าน ก็จะ สกปรก อีก ความพยายามต่างๆ ที่ท่านทำไปก็จะสูญเปล่า วิธีที่จะรักษาไว้ คือ

- ตั้งระบบการติดตามอย่างต่อเนื่องสำหรับกิจกรรม 5 ส เช่นทำตารางการทำความ สะอาด และ จัดผู้รับผิดชอบ การดูแลสถานที่ทำงานของท่าน

- องค์กรของท่านควรจัดให้มีการแข่งขันการทำกิจกรรม 5 ส เช่น โครงการประกวดพื้นที่ 5 ส ดีเด่น เพื่อที่ท่าน และเพื่อนร่วมงานจะได้มีส่วนร่วมในการรักษาความสะอาด ความ เป็นระเบียบ ในสถานที่ทำงาน ของท่านมากขึ้น

ประโยชน์ที่รับจาการทำ ส ที่ 4
1. สุขภาพที่ดีของบุคลากรทุกคนในโรงเรียน
2. ความภาคภูมิใจในการมีชื่อเสียงของโรงเรียนซึ่งมีผลจากการทำ 5 ส
3. สถานที่ทำงานเป็นระเบียบ สะอาดน่าทำงาน
4. ความปลอดภัยในการทำงาน
5. คุณภาพที่ดีของผลิตภัณฑ์

หลักการทำ ส ที่ 5 สร้างนิสัย

สร้างนิสัย คือ การปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัย ส ที่ 5 นี้เป็นจุดสำคัญของ กิจกรรม 5ส เพราะกิจกรรมนี้จะไปได้ดีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับคนที่นำกิจกรรมไปใช้ ซึ่ง ความสำเร็จ ของกิจกรรม เกิดจาก ทัศนคติที่ดี ของบุคลากรให้ดีขึ้นอยู่เสมอ แน่ใจได้เลยว่าโรงเรียนใดนำ กิจกรรม 5 ส ไปใช้ เพื่อปรับปรุง ระบบ งาน และสามารถดำเนิน กิจกรรม ไปได้ อย่างต่อเนื่อง นั้นจะเป็น หน่วยงาน ที่มีประสิทธิภาพ เต็มไปด้วยบุคลากร ที่ มีคุณภาพ ซึ่งสิ่งที่ตามมาคือภาพพจน์ที่ดี ของหน่วยงาน ต่อสายตาของคนภายนอก แต่กิจกรรมนี้ สิ่งที่เป็น ตัวกระตุ้น ให้ดำเนินไปได้ก็คือ หัวหน้าหน่วยงานนั่นเอง

สิ่งที่สนับสนุนกิจกรรมได้ คือ
1. ให้ความสำคัญกับการรักษาความสะอาดในส่วนของท่านอย่างสม่ำเสมอ ประทับใจใน ตัวท่าน แต่ถ้า เขาสังเกตุว่า สภาพที่ทำงานของท่านสกปรก เขาจะเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีกับตัวท่าน แทนที่จะเป็น ภารโรง
2. ท่านต้องปฏิบัติต่อสถานที่ทำงาน ของท่านเสมือนหนึ่งเป็นบ้าน ที่สองของท่าน ดังนั้น ท่านต้องทำ ให้สถานที่ทำงาน สะอาดและสะดวกสบายด้วย
3. การที่จะวางตัวให้เหมาะสมในการดำเนินกิจกรรมสร้างนิสัย ท่านจะต้องระวังทัศนคติ และ นิสัยส่วนตัว ของท่านด้วย ท่านอาจจะทำความสะอาดและจัดของเป็นระเบียบอย่างมาก แต่บางครั้ง โดย ความไม่ได้เจตนา ท่านได้ทำให้สกปรกใหม่ เพราะนิสัยที่ไม่ดีเล็กๆ น้อยๆ ของท่านหรือเปล่า

ประโยชน์ของการสร้างนิสัย คือ

- พนักงานที่มีคุณภาพ มีทัศนคติที่ดีต่อการทำงาน
- ได้สินค้าที่มีคุณภาพ
- ภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงาน
- ความเป็นเลิศ