การบริหารการเปลี่ยนแปลง

 อำนาจ  วัดจินดา
วิทยากรและที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการองค์กร
[email protected]

               ในปัจจุบันมนุษย์ประสบความสำเร็จอย่างยิ่งในการวิจัยและพัฒนาโดยใช้แนวคิดทางวิทยาศาสตร์ ตั้งแต่การตัดต่อทางพันธุกรรม   การโคลนนิ่ง หรือการพัฒนาการติดต่อสื่อสาร ทั้งในแบบมีสาย และไร้สาย แต่สิ่งที่มนุษย์เรายังไปสามารถควบคุมหรือเอาชนะได้นั่นคือความเปลี่ยนแปลงซึ่งเป็นธรรมชาติที่เกิดขึ้น และกำลังมีแนวโน้วไปในเชิงรุ่นแรงมากขึ้นโดยเฉพาะสภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ 
ในมิติทางการบริหารก็เช่นเดียวกัน การดำเนินงานขององค์กรก็ย่อมเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทั้งต่อภายในและภายนอก ซึ่งส่งผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์กรอย่างอยากที่จะหลีกเลี่ยง ดังนั้นนักบริหารคงต้องมีความรู้ความเข้าใจและ ตระหนักถึงความเปลี่ยนแปลง  ที่พร้อมจะเกิดขึ้นตลอดเวลา และคงต้องเรียนรู้วิธีการ หรือเทคนิคต่างๆเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ

การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) คืออะไร
จากการประมวลความหมายของการบริหารการเปลี่ยนแปลงสรุปความหมายได้ว่า  “การจัดการกับเหตุการณ์ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างมีเหมาะสมทำให้เกิดการพัฒนาองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล”

รูปแบบของการเปลี่ยนแปลง 

• การเปลี่ยนแปลงเชิงรุก(Proactive)

 เป็นการเปลี่ยนแปลงตนเองก่อนที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงจากผู้อื่นซึ่งต้องอาศัยการวิเคราะห์สถานการณ์ และแนวโน้มสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตเพื่อเตรียมการรองรับ ซึ่งถ้าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นมีผลในเชิงลบ
ความเสียหายที่เกิดขึ้นก็อาจบรรเทาเบาบางลง

• การเปลี่ยนแปลงเชิงรับ(Reactive)

 เป็นการถูกเปลี่ยนแปลงโดยผู้อื่นตัวเองไม่ยอมที่จะเปลี่ยนแปลง หรือมีความคิดติดยึดในแนวทางเดิมๆมานาน ซึ่งอาจไปเหมาะสมกับสภาวะการณ์ในปัจจุบัน และอนาคต ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในแนวนี้ผลร้ายมักเกิดขึ้นต่อผู้ที่ได้รับการเปลี่ยนแปลง

• ช่วงละลายพฤติกรรม (Unfreezing)

เป็นความพยายามละลายระบบ หรือรูปแบบพฤติกรรมเดิม เปรียบเสมือนละลายน้ำแข็งให้เป็นน้ำ ทั้งนี้ จะต้องทำให้บุคคลรู้สึกมีความมั่นคง และหลีกเลี่ยงการคุกคาม หรือทำให้รู้สึกว่ามีความเสี่ยง โดยใช้วิธีการจูงใจทั้งเชิงบวกและลบในการบริหารงาน

• ช่วงการเปลี่ยนแปลง(Changing)

เป็นช่วงที่เป็นการเรียนรู้เพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมใหม่จนนำไปสู่พฤติกรรมที่องค์การพึงปรารถนา โดยผ่านวิธีการต่าง ๆ เช่น การสอนงาน การพัฒนา  ฝึกอบรม   ฯลฯ

• ช่วงตกผลึกอีกครั้ง(Refreezing)

เป็นช่วงที่พฤติกรรมใหม่ที่ได้จากการเรียนรู้เริ่มจะอยู่ตัวจึงต้องมีการเสริมแรงให้พฤติกรรมธำรงอยู่อย่างยั่งยืน โดยการจัดทำเป็นระบบ  มาตรฐาน และมีกระตุ้นและจูงใจให้บุคคลปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

แนวทางการบริหารความเปลี่ยนแปลง

•  ผู้บริหารต้องเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลง(Change Agent)

บทบาทหน้าที่ของผู้บริหารคือการเป็นผู้นำสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชากล่าวคือต้องเป้นตัวอย่างที่ดี ดังนั้น การแสดงบทบาทที่สนับสนุนมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวคงไม่เพียงพอคงต้อง ริเริ่มหรือกระตุ้นการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นด้วย

•  ต้องบริหารเชิงรุก หรือ Proactive

การบริหารที่ต้องมีการคาดการณ์และว่างแผนไว้ล่วงหน้าอย่างเหมาะสมเพื่อรองรับสถานการณ์ต่างๆที่
อาจเกิดขึ้นเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นสำหรับการบริหารเชิงรุกซึ่งอาจกล่าวได้ว่า “กันไว้ดีกว่าแก้” นั่นเอง

•  ต้องพิจารณาทบทวนองค์ประกอบหลัก 3 ประการในความรับผิดชอบ ได้แก่
  1. โครงสร้างของการบริหาร (Structure)
     ในองค์กรต่างๆย่อมมีการจัดหน่วยงานต่างๆที่ทำหน้าที่อันหลากหลายแตกต่างกัน การพิจารณาว่าหน่วย
     งานดีควรเพิ่มบทบาทหน้าที่หรือลดบทบาท เป็นสิ่งที่ผู้นำต้องทบทวนเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
     
  2. กระบวนการในการทำงาน (Process)
     วิธีการทำงานเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงความทันสมัย หรือความมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ ซึ่งการบงชี้ว่าองค์กรใดมีกระบวนการทำงานที่ดีในมีติของการเปลี่ยนแปลงคงต้องพิจาราณาว่ามีการคิดระบบใหม่ ๆ มาใช้หรือไม่ ซึ่งการคิดกระบวนการหรือวิธีการใหม่นั้น อาจแบ่งได้ 2 ประเภทคือ คิดกระบวนการใหม่ที่มีรากฐานมาจากกระบวนการเดิมๆอยู่บ้างไม่มากก็น้อย หรือไม่ก็เปลี่ยนแปลงแบบถอนรากถอนโคน (Radical Change) จนไม่เหลือเค้าโครงเดิม
     
  3. บุคลากร
     ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการบริหารการเปลี่ยนแปลงคือบุคลากรหรือคนที่ดำรงอยู่ในองค์กรซึ่งต้องมีการ
     สำรวจความพร้อม โดยต้องเริ่มจากสภาพปัจจุบันว่ามีวัฒนธรรมการทำงานเช่นไร มีความรู้ความสามารถ และ
     มีทัศนคติต่อการเปลี่ยนแปลงเรื่องนั้นๆหรือไม่อย่างไร ซึ่งคงต้องนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกับภาวะที่ต้องการ
     เปลี่ยนแปลง โดยต้องหาช่องว่างเพื่อพัฒนาบุคลากรต่อไป
      

การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นตามปกติซึ่งในทางพุทธศาสนากล่าวว่าสิ่งใดในโลกล้วนอนิจจัง คือความไม่เที่ยงยอมมีการเปลี่ยนแปลงดังนั้นการที่จะบริหารงานให้ได้รับประโยชน์ในการเปลี่ยนแปลงคงต้องมีความรู้และความเข้าใจต่อเรื่องธรรมดาที่ไม่ธรรมดา เพื่อความสำเร็จขององค์กรเอง

จาก  : HR เมล์ กรุ๊ป