เขียนประวัติย่ออย่างไรจึงจะถูกใจผู้รับ

บางครั้งที่เราไม่ถูกเชิญไปสัมภาษณ์ไม่ใช่ว่าคุณสมบัติเราไม่ดี แต่อาจจะเกิดจากการเขียนประวัติย่อไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น สิ่งที่อยากจะแนะนำให้ผู้ที่กำลังหางานหรือเปลี่ยนงานใหม่ได้พัฒนาเทคนิคการเขียนประวัติย่อเพื่อให้ตรงใจผู้คัดเลือกใบสมัครและผู้สัมภาษณ์มีดังนี้ 

• ต้องคิดว่าเสมอว่าเราเขียนประวัติย่อให้คนอื่นอ่าน  ผู้สมัครงานส่วนใหญ่มักจะเขียนประวัติย่อให้ตัวเองอ่าน เขียนเสร็จแล้วอ่านแล้วเข้าใจถือว่าจบ อย่างนี้ไม่ถูกต้อง เพราะที่เราเข้าใจเพราะเรารู้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเราเองมากกว่าที่สรุปลงในประวัติย่อ เวลาเขียนประวัติย่อขอให้นึกเสมอว่าเรากำลังเขียนให้คนที่ไม่รู้จักเรามาก่อนอ่าน ถ้าเขียนเองอ่านเองแล้วกลัวว่าจะมีอคติเข้าข้างตัวเอง กรุณานำประวัติย่อไปให้คนอื่นอ่าน ยิ่งเป็นคนที่เราไม่รู้จักมาก่อนยิ่งดี(ถ้าหาได้) แต่อย่างน้อยที่สุดก็อาจจะเป็นเพื่อนๆเราก็ได้ให้เขาอ่านและช่วยวิจารณ์ว่าเป็นอย่างไร อ่านแล้วรู้จักเรามากน้อยเพียงใด อ่านแล้วจุดไหนที่น่าสนใจกว่าคนอื่นบ้าง   

• อย่ายึดติดกับคำว่า "ประวัติย่อ" เราควรจะย่อในสิ่งที่ควรย่อ แต่ไม่ใช่ทุกอย่างต้องฉบับย่อทั้งหมด อะไรที่เป็นประวัติชีวิต เช่น ครอบครัว การศึกษา ก็พอจะย่อได้ เพราะจุดนี้ไม่ค่อยมีผลต่อการพิจารณามากนัก เนื่องจากคนทุกคนก็มีพ่อมีแม่มีญาติพี่น้อง สำเร็จการศึกษามาเหมือนๆกัน แต่...เรื่องที่เกี่ยวกับประสบการณ์การทำกิจกรรม ประสบการณ์การทำงาน และเรื่องของบุคลิกลักษณะ นิสัยใจคอ ความสามารถส่วนบุคคลของเราไม่ควรไปย่อจนขาดเอกลักษณ์ของตัวเองที่แท้จริงไป เขียนมากไม่มีใครว่าหรอกครับ (แต่ขอให้มีสาระ ไม่ใช่บ่นหรือเขียนเป็นนิยาย) คนพิจารณารับสมัครกลับยิ่งชอบเพราะอ่านแล้วไม่ต้องมานั่งเดาเอาเองว่าผู้สมัครคนนั้นเป็นอย่างไร

• กรุณาเขียนวิเคราะห์ตัวเองทั้งในด้านดีและด้านลบ ถ้าเราอ่านประวัติย่อของผู้สมัครแต่ละคนมักจะพูดถึงแต่สิ่งที่เป็นข้อดีของตัวเอง ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว องค์กรเขาต้องการรู้นิสัยใจคอของเราตั้งแต่ประวัติย่อหรือใบสมัคร เพราะจะได้ไม่ต้องเสียเวลาสัมภาษณ์ถ้าใช่ก็เรียกสัมภาษณ์ ถ้าไม่ใช่ก็ไม่ต้องเสียเวลา และอีกอย่างหนึ่งนิสัยใจคอของเราถ้ามันเป็นอย่างไรมันก็ยังคงเป็นอย่างนั้นอยู่ และมันค่อนข้างจะคงอยู่อีกต่อไป ดังนั้น ถึงแม้เราจะพยายามปิดบังมัน สุดท้ายมันก็คือนิสัยที่ติดอยู่กับตัวเองตลอดเวลานั่นเอง ดังนั้น มีอะไรที่เป็นตัวเราจริงๆก็เขียนลงไปเถอะไม่ต้องกลัว เพียงแต่อาจจะต้องระมัดระวังไม่เขียนโอเวอร์ไปด้านใดด้านหนึ่งมากจนเกินไปเท่านั้น เราจะต้องรู้ว่าสมัยนี้องค์กรเขามีเครื่องไม้เครื่องมือในการทดสอบความสามารถของเราที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โอกาสที่เราจะปิดบังตัวตนที่แท้จริงของเรานั้นมีน้อยลง ไม่เหมือนสมัยก่อนที่ผู้สมัครสามารถหลอกผู้สัมภาษณ์ได้ 

• อะไรคือความแตกต่างจงเขียนให้มากและทำให้เด่น การเขียนประวัติย่อหรือใบสมัครอย่าพยายามลอกเลียนแบบการเขียนมาจากหนังสือหรือประวัติย่อคนอื่น เพราะไม่เกิดความแตกต่าง ใบสมัครหรือประวัติย่อสามารถบ่งบอกนิสัยของเราได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความคิดสร้างสรรค์ ความเป็นตัวของตัวเอง ความเป็นระบบ ความละเอียดรอบคอบ ฯลฯ สิ่งที่อยากจะแนะนำคือ กรุณาเขียนรายละเอียดของผลงาน ผลงานการเรียน หรือกิจกรรมที่โดดเด่นของเราให้มากว่าเราได้ทำอะไร ทำอย่างไร และผลลัพธ์ของสิ่งนั้นเป็นอย่างไร ซึ่งอาจจะเขียนด้วยตัวอักษรที่เป็นสี ตัวหนา หรือตัวเอียงก็ได้ เพื่อให้ข้อความที่เราต้องการจะสื่อสะดุดตาผู้อ่าน หรือเราอาจจะแยกประวัติย่อออกเป็น 2 ส่วนคือส่วนที่หนึ่งเป็นข้อมูลข้อเท็จจริง เช่น ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ฯลฯ และส่วนที่สองคือส่วนของการวิเคราะห์ศักยภาพของตัวเอง (Self-Assessment) โดยแยกหัวข้อออกมาให้ชัดเจน ทั้งนี้เพื่อให้สะดุดตาและจูงสายตาผู้อ่านไปสู่สิ่งที่เราต้องการจะบอกและสิ่งที่เขาต้องการจะรู้ได้ง่ายและเร็วขึ้น

การตั้งคำถามจะช่วยจัดระเบียบความคิดของเราให้ตรงกับลำดับความสำคัญของผู้คัดเลือกใบสมัคร การเขียนประวัติย่อแบบนี้เป็นการเขียนโดยนำเอาความต้องการของผู้พิจารณาใบสมัครเป็นหลัก วัตถุประสงค์หลักของการเขียนประวัติย่อแบบนี้คือการใช้ประวัติย่อเป็นเครื่องมือกำกับหรือชี้นำผู้อ่านให้เป็นไปตามที่เรากำหนด ซึ่งตรงกันข้ามกับประวัติย่อแบบเดิมที่ประวัติย่อของเรามักจะถูกตรวจสอบ(จับผิด)จากผู้อ่านว่าจุดไหนด้อยกว่าประวัติย่อของคนอื่น นอกจากนี้ยังจะช่วยให้ผู้คัดเลือกใบสมัครให้ความสนใจและตั้งใจอ่านประวัติย่อของเรามากเป็นพิเศษกว่าของคนอื่นอีกด้วย   

การเขียนประวัติย่อในความคิดเห็นของผม คิดว่าน่าจะเปลี่ยนชื่อเรียกเสียใหม่นะครับเป็น “Applicant Profile” หรือ “ใบอธิบายคุณสมบัติผู้สมัคร” หรือชื่ออื่นๆที่น่าจะฟังแล้วดูดีกว่าประวัติย่อ และสิ่งที่อยากจะขอให้ผู้สมัครคำนึงถึงในการเขียนใบอธิบายคุณสมบัติผู้สมัครอีกอย่างหนึ่งก็คือ ความถูกต้องของข้อมูล ความสะอาดเรียบร้อย (กรณีส่งเป็นจดหมาย) แม้จะเป็นจุดเล็กๆน้อยๆก็ตาม เพราะคนคัดใบสมัครก็มีหลายประเภทบางคนก็ตัดสินที่จะเลือกหรือไม่เลือกใบสมัครเพียงจุดเล็กๆเพียงจุดเดียว เช่น พิมพ์ข้อความผิด เขาก็คิดว่าแค่เรื่องเล็กๆยังผิดเลยแล้วจะรับเข้ามาทำงานในตำแหน่งที่สำคัญๆได้อย่างไร