ทำงานให้โดนใจชาวต่างชาติ

ผมขอแนะนำเทคนิคและแนวทางการทำงานบางส่วนที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ในบรรยากาศการทำงานร่วมกันระหว่างคนไทยและคนต่างชาติ ทั้งนี้สามารถประยุกต์ใช้ได้สำหรับคนไทยที่ทำงานกับหัวหน้างานที่เป็นคนไทยสมัยใหม่ที่ทำงานในบริษัทข้ามชาติหรือจบการศึกษามาจากต่างประเทศ  นอกจากนี้คอลัมน์นี้ยังอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับหัวหน้างานชาวต่างชาติที่ไม่มีเวลาหรือมีข้อจำกัดทางด้านภาษาที่จะถ่ายทอดหรือสื่อสาร  เพราะสามารถจะนำคอลัมน์นี้ไปให้พนักงานของเขาอ่านได้ 

เมื่อไม่เห็นด้วยขอให้พูดออกมา  (Assertive when disagreement)

Assertive  คำศัพท์คำนี้หาคำแปลเป็นภาษาไทยได้ยากหน่อย  ความหมายที่ใกล้เคียงก็คือความกล้าที่จะพูดหรือแสดงความคิดความเห็นของเราออกมาเป็นคำพูด

          เมื่อเรามีความเห็นที่ไม่ตรงกับหัวหน้าเรา  เช่นกรณีเขามอบหมายงานแล้วเรารู้สึกว่ามันยากที่จะปฏิบัติให้สำเร็จตามแผนงานได้  โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวกับเส้นตาย  รายละเอียดของการนำไปปฏิบัติ  หรือกิจกรรมสำคัญที่อาจจะเป็นจุดวิกฤตต่อแผนงาน  ขอให้เราแสดงความคิดเห็นของเราออกมาอย่างสุภาพและตรงไปตรงมา  อย่าเกรงใจเขาโดยการพยักหน้าและบอกว่า  Yes  โดยปกติพวกเรา  พยักหน้าและบอกว่า  Yes  นั้นแสดงว่า  “เรากำลังรับฟัง”  อยู่แต่สำหรับชาวต่างชาติแล้วเขาตีความหมายว่า  “เราเห็นด้วยและตกลง”  ตามนั้น  ซึ่งเขาตีความว่าเรา  “รับปาก  (Promise)”  ไปแล้ว

          สำหรับชาวต่างชาติเมื่อเรารับปาก  (Promise)  อะไรก็ตามแล้วเราไม่สามารถทำได้  คุณได้ทำลายความเชื่อถือ  (Trust)  ในตัวคุณลงโดยไม่รู้ตัว  เพราะสำหรับเขาแล้ว  เขาไม่คิดว่า  “ไม่เป็นไร”  เช่นเราคนไทย  หากว่าเราทำให้เขา  Trust  ในตัวเราน้อยลงแล้วคราวต่อไปเราคงต้องใช้ความพยายามมากขึ้นอย่างมหาศาลเพื่อเรียกความเชื่อถือกลับมา  เพราะขาดความไว้วางใจกันเสียแล้ว  ดังนั้นหากจะรับปากอะไรก็ตามขอให้แน่ใจว่าเราสามารถทำได้ตามที่รับปากเช่นนั้นจริงๆ

 เมื่อไม่รู้หรือไม่แน่ใจขอให้กล้าที่จะถาม

คุณอาจจะแปลกใจเมื่อรู้ว่หัวหน้างานสมัยใหม่และชาวต่างชาติส่วนใหญ่จะรู้สึกยินดีเมื่อมอบหมายงานแล้วลูกน้องมีคำถาม  เพราะแสดงว่าเราให้ความสนใจกับรายละเอียดของงานและเรายังแสดงออกถึงความต้องการที่จะเข้าใจเพื่อจะได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วง

          ส่วนใหญ่พวกเราไม่ชอบถามอาจจะกลัวเสียหน้าหรืออายที่จะถาม  สำหรับผมแล้วผมพยายามถามเมื่อไม่รู้หรือไม่แน่ใจ  เพราะผมระลึกอยู่เสมอว่าเราอาจจะเสียหน้าบ้าง  แต่ว่าดีกว่าสูญเสีย  Trust  จากหัวหน้างานหรืออาจจะตกงานได้ง่ายๆหากเราเข้าใจผิด  เพราะเราอาจจะไปทำในคนละเรื่องกับสิ่งที่เขาต้องการเลยก็ได้  ซึ่งแน่นอนผลลัพธ์อาจจะผิดพลาดมากเกินไปก็ได้  โดยปกติหัวหน้างานส่วนใหญ่จะใจกว้างเพียงพอที่จะไม่ดูแคลนคำถามของคุณหากเขาเห็นว่าคุณไม่เข้าใจหรือไม่รู้

ยอมรับความผิดพลาดในงานแต่เนิ่นๆ    

เมื่อเกิดผิดพลาดในงานเรามีแนวโน้มที่จะปกปิดมันโดยเฉพาะกับหัวหน้าเรา  แต่ว่าความจริงแล้วหากเราบอกหัวหน้าเราแต่เนิ่นๆตั้งแต่เราทราบ  แนวโน้มของความเสียหายจะน้อยกว่าและโอกาสของการแก้ไขปัญหาก็ง่ายขึ้นกว่าการปล่อยให้เนิ่นนานออกไป

          ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และสิ่งแวดล้อม  หัวหน้างานของคุณอาจจะโกรธบ้าง  แต่แน่ใจได้เลยว่าเขาจะยิ่งโกรธมากขึ้นแน่ๆหากปล่อยให้เนิ่นนานออกไปหรือละเลยให้ความเสียหายยิ่งบานปลาย  ดังนั้นสู้เผชิญกับปัญหาแต่เนิ่นๆแล้วโดนเอ็ดบ้างนิดหน่อยดีกว่าปล่อยให้กลายเป็นเรื่องใหญ่

          หากคุณบอกเขาแล้วเขาแสดงอาการหงุดหงิดออกมา  อาจจะบอกกับเขาว่านายพลคอลลิน  พาวเวลล์  ผู้นำทางทหารของอเมริกาในยุทธ์การพายุทะเลทรายตอนถล่มอิรัคเคยกล่าวไว้ว่า  “วันใดที่ทหารของคุณเลิกนำปัญหามาปรึกษากับคุณ  แสดงว่าคุณไม่ได้เป็นผู้นำของเขาแล้ว  เพราะเขาคงคิดว่าคุณไม่สามารถช่วยเขาได้หรือคุณไม่แคร์  ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลใดก็ตามถือว่าคุณล้มเหลวในความเป็นผู้นำ” 

พูดให้ชี้ชัดเฉพาะเจาะจงขึ้น  (Be Specific)

นี่เป็นเรื่องยากสำหรับเราชาวไทย  เพราะเราถูกอบรมมาให้ระมัดระวังคำพูดมิให้คำกระทบกระทั่งความรู้สึกของคนอื่น  บ่อยครั้งทำให้เราพูดอ้อมค้อมเกินไปและไม่ตรงประเด็น  มันเป็นเรื่องค่อนข้างยากสำหรับเราส่วนใหญ่ที่จะพูดตรงไปตรงมาเกี่ยวกับปัญหา  แม้กระทั่งด้วยภาษาไทยกับคนไทยกันเองก็ตาม  บ่อยครั้งที่เราจะสังเกตเห็นผู้คนพูดจาสื่อสารกันวกไปวนมาจนผู้ฟังเกิดความสับสนไปหมด 

          เราควรจะต้องสื่อสารกันให้ชัดเจนขึ้นทั้งในเรื่องพูดและเขียน  สัญญาณที่จะบอกกับเราว่าเราเริ่มพูดจาไม่ค่อยชัดเจนเมื่อเราถูกผู้ฟังถามบ่อยๆว่า  “คุณหมายความว่าอย่างไรที่บอกว่า...(What do you mean by that…?)”  หากในระหว่างการสนทนาคุณถูกถามด้วยคำถามที่ว่านี้สี่ห้าครั้งขึ้นไปในเวลาสั้นๆ  แนวโน้มก็คือเราอาจจะพูดจาวกวนไม่ชัดเจนเพียงพอ

          ทางแก้เพื่อให้พูดจาชัดเจนก็คือต้องทำให้ความคิดชัดเจนและมีลำดับขั้นตอนที่ดีเสียก่อน  ก่อนจะเข้าประชุมหรือหารือกับหัวหน้างาน  เราควรจะนั่งลงพร้อมกระดาษแล้วเขียนความคิดของคุณออกมาก่อน  หลังจากนั้นจึงลำดับความคิดของคุณออกมาว่า  ต้องการคุยเรื่องอะไร  มีที่มาหรือภูมิหลังว่าอย่างไร  เกิดปัญหาอะไรขึ้น  อะไรเป็นสาเหตุ  มีข้อมูลอะไรสนับสนุน  สุดท้ายมีข้อเสนอแนะอะไรสำหรับปัญหานั้นบ้าง  และควรจะเสนอแนะหลายๆทางเลือกรวมทั้งเสนอทางเลือกในความเห็นของคุณ  หากจะให้ดีก็ควรวิเคราะห์ต่อเนื่องหน่อยว่าผลลัพธ์หากตัดสินใจเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดผลกระทบหรือความเสี่ยงอะไรตามมาได้บ้าง

          อย่าเข้าพบหัวหน้าคุณด้วยปัญหาเพียงอย่างเดียว  เพราะหากเขาถามเราว่าแล้วเรามีความเห็นว่าควรจะแก้อย่างไรแล้วเราไม่ได้คิดเผื่อไว้เราอาจจะรู้สึกอึดอัด  จะทำให้วันหลังเราไม่อยากจะเข้าหารือกับเขาอีก 

          เมื่อหลายปีก่อนตอนที่ผมเริ่มทำงานใหม่ๆ  ผมมีเจ้านายที่เป็นคนไทยแต่จบการศึกษามาจากประเทศอังกฤษและเคยทำงานในบริษัทข้ามชาติมาตลอด  วันหนึ่งเมื่อผมมีปัญหาในงานก็เข้าไปขอคำแนะนำเขา  เขากลับบอกกับผมว่า  “ขอให้นำปัญหาเข้ามาพร้อมๆกับทางแก้ด้วย  อย่าเข้ามาปรึกษาด้วยปัญหาเพียงอย่างเดียว”  ผมฟังแล้วรู้สึกหงุดหงิดใจอย่างมาก หากรู้ทางแก้ผมคงไม่เข้าไปถาม  นอกจากนี้เจ้านายคือคนที่ควรจะรู้ทุกอย่าง  เงินเดือนเขาก็มากกว่าผม  จะมาขอให้ผมคิดได้อย่างไรกัน  หน้าที่คิดเป็นเรื่องของหัวหน้า  ผมคนทำงานมีหน้าที่ทำงาน  แต่ว่าตอนนั้นผมเองก็ไม่กล้าพอจะพูดกับเขาก็เลยต้องทำตามที่เขาว่า  เวลาเกิดปัญหาขึ้นผมก็ไปค้นคว้าข้อมูลนั่งคิดหาทางออกมาหลายๆทางวิเคราะห์ทางเลือกต่างๆ  หลังจากนั้นไม่นานผมก็สังเกตการเปลี่ยนแปลงที่ดี  ส่วนใหญ่เมื่อผมเกิดปัญหาและนั่งลงวิเคราะห์ผมพอจะได้คำตอบเกือบแปดสิบเปอร์เซ็นต์  เมื่อหารือกับเขาเขาก็ชมเชยในความคิดของผมส่วนที่ผมคลาดเคลื่อนเขาก็คอยชี้แนะ  แต่จะใช้การตั้งคำถามให้ผมคิดเป็นส่วนใหญ่   วิธีการดงักล่าวค่อยๆสร้างความมั่นใจให้กับผมมากขึ้น  จนทุกวันนี้ผมต้องยอมรับว่าหากผมไม่ได้คำแนะนำของเขาให้คิดหาทางแก้เมื่อพบปัญหา  ผมคงมาไม่ได้ไกลขนาดนี้

บอกความคืบหน้าเป็นระยะ

หัวหน้างานส่วนใหญ่ต้องการทราบผลความคืบหน้าของงานเป็นระยะๆ  เราควรจะรายงานเขาอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ  ในเรื่องของความถี่และรายละเอียดนั้น  อาจจะต้องศึกษาเป็นรายบุคคลดังคำกล่าวที่ว่าลางเนื้อชอบลางยา  คนแต่ละคนมีความชอบไม่เหมือนกัน  เราอาจจะถามเขาโดยตรงก็ได้  หรือถามเลขาฯของเขา  หรืออดีตลูกน้องของเขาก็ได้  นอกจากนี้รูปแบบการสื่อสารก็อาจจะต้องศึกษาด้วย  คนบางคนชอบให้รายงานทางโทรศัพท์  คนบางคนต้องรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร  คนบางคนต้องรายงานด้วยวาจาทุกวัน  หรือทุกสัปดาห์  เช่นกันดูตามสไตล์ของแต่ละคนแล้วปรับประยุกต์ใช้

บันทึกสิ่งที่คุณทำเป็นลายลักษณ์อักษร

คนส่วนใหญ่ไม่ชอบเขียนหรือบันทึกเป็นรายลักษณ์อักษร  โดยเฉพาะหากเป็นภาษาอังกฤษแล้วยิ่งไปกันใหญ่  แต่ในโลกธุรกิจทุกวันนี้เป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้  การบันทึกสิ่งที่คุณทำ  บันทึกความเข้าใจ  (MEMO)  บันทึกการประชุม  หรือรายละเอียดของงานจะช่วยคุณได้หลายกรณีเช่น  ช่วยให้ทุกมีความเข้าใจตรงกัน  นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่บันทึกผลงานและความสำเร็จต่างๆของเรา  เราสามารถนำไปใช้อ้างอิงในอนาคต  หรือนำไปใช้เมื่อต้องพิจารณาผลงานของเรา  และยังเป็นหลักฐานยืนยันกับหัวหน้างานคนใหม่เพราะเราในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงหัวหน้างาน  เพราะเราอาจจะพูดด้วยวาจากับคนปัจจุบันมากมายแต่หากเขาไม่อยู่เรายังมีสิ่งที่ยืนยันเรื่องราวต่างๆได้ 

ที่มา : สมาชิกเว็บไซต์