ทำงานให้โดนใจชาวต่างชาติ
ผมขอแนะนำเทคนิคและแนวทางการทำงานบางส่วนที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ในบรรยากาศการทำงานร่วมกันระหว่างคนไทยและคนต่างชาติ ทั้งนี้สามารถประยุกต์ใช้ได้สำหรับคนไทยที่ทำงานกับหัวหน้างานที่เป็นคนไทยสมัยใหม่ที่ทำงานในบริษัทข้ามชาติหรือจบการศึกษามาจากต่างประเทศ นอกจากนี้คอลัมน์นี้ยังอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับหัวหน้างานชาวต่างชาติที่ไม่มีเวลาหรือมีข้อจำกัดทางด้านภาษาที่จะถ่ายทอดหรือสื่อสาร เพราะสามารถจะนำคอลัมน์นี้ไปให้พนักงานของเขาอ่านได้
เมื่อไม่เห็นด้วยขอให้พูดออกมา (Assertive when disagreement)
Assertive คำศัพท์คำนี้หาคำแปลเป็นภาษาไทยได้ยากหน่อย ความหมายที่ใกล้เคียงก็คือความกล้าที่จะพูดหรือแสดงความคิดความเห็นของเราออกมาเป็นคำพูด
เมื่อเรามีความเห็นที่ไม่ตรงกับหัวหน้าเรา เช่นกรณีเขามอบหมายงานแล้วเรารู้สึกว่ามันยากที่จะปฏิบัติให้สำเร็จตามแผนงานได้ โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวกับเส้นตาย รายละเอียดของการนำไปปฏิบัติ หรือกิจกรรมสำคัญที่อาจจะเป็นจุดวิกฤตต่อแผนงาน ขอให้เราแสดงความคิดเห็นของเราออกมาอย่างสุภาพและตรงไปตรงมา อย่าเกรงใจเขาโดยการพยักหน้าและบอกว่า Yes โดยปกติพวกเรา พยักหน้าและบอกว่า Yes นั้นแสดงว่า เรากำลังรับฟัง อยู่แต่สำหรับชาวต่างชาติแล้วเขาตีความหมายว่า เราเห็นด้วยและตกลง ตามนั้น ซึ่งเขาตีความว่าเรา รับปาก (Promise) ไปแล้ว
สำหรับชาวต่างชาติเมื่อเรารับปาก (Promise) อะไรก็ตามแล้วเราไม่สามารถทำได้ คุณได้ทำลายความเชื่อถือ (Trust) ในตัวคุณลงโดยไม่รู้ตัว เพราะสำหรับเขาแล้ว เขาไม่คิดว่า ไม่เป็นไร เช่นเราคนไทย หากว่าเราทำให้เขา Trust ในตัวเราน้อยลงแล้วคราวต่อไปเราคงต้องใช้ความพยายามมากขึ้นอย่างมหาศาลเพื่อเรียกความเชื่อถือกลับมา เพราะขาดความไว้วางใจกันเสียแล้ว ดังนั้นหากจะรับปากอะไรก็ตามขอให้แน่ใจว่าเราสามารถทำได้ตามที่รับปากเช่นนั้นจริงๆ
เมื่อไม่รู้หรือไม่แน่ใจขอให้กล้าที่จะถาม
คุณอาจจะแปลกใจเมื่อรู้ว่หัวหน้างานสมัยใหม่และชาวต่างชาติส่วนใหญ่จะรู้สึกยินดีเมื่อมอบหมายงานแล้วลูกน้องมีคำถาม เพราะแสดงว่าเราให้ความสนใจกับรายละเอียดของงานและเรายังแสดงออกถึงความต้องการที่จะเข้าใจเพื่อจะได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วง
ส่วนใหญ่พวกเราไม่ชอบถามอาจจะกลัวเสียหน้าหรืออายที่จะถาม สำหรับผมแล้วผมพยายามถามเมื่อไม่รู้หรือไม่แน่ใจ เพราะผมระลึกอยู่เสมอว่าเราอาจจะเสียหน้าบ้าง แต่ว่าดีกว่าสูญเสีย Trust จากหัวหน้างานหรืออาจจะตกงานได้ง่ายๆหากเราเข้าใจผิด เพราะเราอาจจะไปทำในคนละเรื่องกับสิ่งที่เขาต้องการเลยก็ได้ ซึ่งแน่นอนผลลัพธ์อาจจะผิดพลาดมากเกินไปก็ได้ โดยปกติหัวหน้างานส่วนใหญ่จะใจกว้างเพียงพอที่จะไม่ดูแคลนคำถามของคุณหากเขาเห็นว่าคุณไม่เข้าใจหรือไม่รู้
ยอมรับความผิดพลาดในงานแต่เนิ่นๆ
เมื่อเกิดผิดพลาดในงานเรามีแนวโน้มที่จะปกปิดมันโดยเฉพาะกับหัวหน้าเรา แต่ว่าความจริงแล้วหากเราบอกหัวหน้าเราแต่เนิ่นๆตั้งแต่เราทราบ แนวโน้มของความเสียหายจะน้อยกว่าและโอกาสของการแก้ไขปัญหาก็ง่ายขึ้นกว่าการปล่อยให้เนิ่นนานออกไป
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และสิ่งแวดล้อม หัวหน้างานของคุณอาจจะโกรธบ้าง แต่แน่ใจได้เลยว่าเขาจะยิ่งโกรธมากขึ้นแน่ๆหากปล่อยให้เนิ่นนานออกไปหรือละเลยให้ความเสียหายยิ่งบานปลาย ดังนั้นสู้เผชิญกับปัญหาแต่เนิ่นๆแล้วโดนเอ็ดบ้างนิดหน่อยดีกว่าปล่อยให้กลายเป็นเรื่องใหญ่
หากคุณบอกเขาแล้วเขาแสดงอาการหงุดหงิดออกมา อาจจะบอกกับเขาว่านายพลคอลลิน พาวเวลล์ ผู้นำทางทหารของอเมริกาในยุทธ์การพายุทะเลทรายตอนถล่มอิรัคเคยกล่าวไว้ว่า วันใดที่ทหารของคุณเลิกนำปัญหามาปรึกษากับคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้เป็นผู้นำของเขาแล้ว เพราะเขาคงคิดว่าคุณไม่สามารถช่วยเขาได้หรือคุณไม่แคร์ ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลใดก็ตามถือว่าคุณล้มเหลวในความเป็นผู้นำ
พูดให้ชี้ชัดเฉพาะเจาะจงขึ้น (Be Specific)
นี่เป็นเรื่องยากสำหรับเราชาวไทย เพราะเราถูกอบรมมาให้ระมัดระวังคำพูดมิให้คำกระทบกระทั่งความรู้สึกของคนอื่น บ่อยครั้งทำให้เราพูดอ้อมค้อมเกินไปและไม่ตรงประเด็น มันเป็นเรื่องค่อนข้างยากสำหรับเราส่วนใหญ่ที่จะพูดตรงไปตรงมาเกี่ยวกับปัญหา แม้กระทั่งด้วยภาษาไทยกับคนไทยกันเองก็ตาม บ่อยครั้งที่เราจะสังเกตเห็นผู้คนพูดจาสื่อสารกันวกไปวนมาจนผู้ฟังเกิดความสับสนไปหมด
เราควรจะต้องสื่อสารกันให้ชัดเจนขึ้นทั้งในเรื่องพูดและเขียน สัญญาณที่จะบอกกับเราว่าเราเริ่มพูดจาไม่ค่อยชัดเจนเมื่อเราถูกผู้ฟังถามบ่อยๆว่า คุณหมายความว่าอย่างไรที่บอกว่า...(What do you mean by that ?) หากในระหว่างการสนทนาคุณถูกถามด้วยคำถามที่ว่านี้สี่ห้าครั้งขึ้นไปในเวลาสั้นๆ แนวโน้มก็คือเราอาจจะพูดจาวกวนไม่ชัดเจนเพียงพอ
ทางแก้เพื่อให้พูดจาชัดเจนก็คือต้องทำให้ความคิดชัดเจนและมีลำดับขั้นตอนที่ดีเสียก่อน ก่อนจะเข้าประชุมหรือหารือกับหัวหน้างาน เราควรจะนั่งลงพร้อมกระดาษแล้วเขียนความคิดของคุณออกมาก่อน หลังจากนั้นจึงลำดับความคิดของคุณออกมาว่า ต้องการคุยเรื่องอะไร มีที่มาหรือภูมิหลังว่าอย่างไร เกิดปัญหาอะไรขึ้น อะไรเป็นสาเหตุ มีข้อมูลอะไรสนับสนุน สุดท้ายมีข้อเสนอแนะอะไรสำหรับปัญหานั้นบ้าง และควรจะเสนอแนะหลายๆทางเลือกรวมทั้งเสนอทางเลือกในความเห็นของคุณ หากจะให้ดีก็ควรวิเคราะห์ต่อเนื่องหน่อยว่าผลลัพธ์หากตัดสินใจเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดผลกระทบหรือความเสี่ยงอะไรตามมาได้บ้าง
อย่าเข้าพบหัวหน้าคุณด้วยปัญหาเพียงอย่างเดียว เพราะหากเขาถามเราว่าแล้วเรามีความเห็นว่าควรจะแก้อย่างไรแล้วเราไม่ได้คิดเผื่อไว้เราอาจจะรู้สึกอึดอัด จะทำให้วันหลังเราไม่อยากจะเข้าหารือกับเขาอีก
เมื่อหลายปีก่อนตอนที่ผมเริ่มทำงานใหม่ๆ ผมมีเจ้านายที่เป็นคนไทยแต่จบการศึกษามาจากประเทศอังกฤษและเคยทำงานในบริษัทข้ามชาติมาตลอด วันหนึ่งเมื่อผมมีปัญหาในงานก็เข้าไปขอคำแนะนำเขา เขากลับบอกกับผมว่า ขอให้นำปัญหาเข้ามาพร้อมๆกับทางแก้ด้วย อย่าเข้ามาปรึกษาด้วยปัญหาเพียงอย่างเดียว ผมฟังแล้วรู้สึกหงุดหงิดใจอย่างมาก หากรู้ทางแก้ผมคงไม่เข้าไปถาม นอกจากนี้เจ้านายคือคนที่ควรจะรู้ทุกอย่าง เงินเดือนเขาก็มากกว่าผม จะมาขอให้ผมคิดได้อย่างไรกัน หน้าที่คิดเป็นเรื่องของหัวหน้า ผมคนทำงานมีหน้าที่ทำงาน แต่ว่าตอนนั้นผมเองก็ไม่กล้าพอจะพูดกับเขาก็เลยต้องทำตามที่เขาว่า เวลาเกิดปัญหาขึ้นผมก็ไปค้นคว้าข้อมูลนั่งคิดหาทางออกมาหลายๆทางวิเคราะห์ทางเลือกต่างๆ หลังจากนั้นไม่นานผมก็สังเกตการเปลี่ยนแปลงที่ดี ส่วนใหญ่เมื่อผมเกิดปัญหาและนั่งลงวิเคราะห์ผมพอจะได้คำตอบเกือบแปดสิบเปอร์เซ็นต์ เมื่อหารือกับเขาเขาก็ชมเชยในความคิดของผมส่วนที่ผมคลาดเคลื่อนเขาก็คอยชี้แนะ แต่จะใช้การตั้งคำถามให้ผมคิดเป็นส่วนใหญ่ วิธีการดงักล่าวค่อยๆสร้างความมั่นใจให้กับผมมากขึ้น จนทุกวันนี้ผมต้องยอมรับว่าหากผมไม่ได้คำแนะนำของเขาให้คิดหาทางแก้เมื่อพบปัญหา ผมคงมาไม่ได้ไกลขนาดนี้
บอกความคืบหน้าเป็นระยะ
หัวหน้างานส่วนใหญ่ต้องการทราบผลความคืบหน้าของงานเป็นระยะๆ เราควรจะรายงานเขาอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ในเรื่องของความถี่และรายละเอียดนั้น อาจจะต้องศึกษาเป็นรายบุคคลดังคำกล่าวที่ว่าลางเนื้อชอบลางยา คนแต่ละคนมีความชอบไม่เหมือนกัน เราอาจจะถามเขาโดยตรงก็ได้ หรือถามเลขาฯของเขา หรืออดีตลูกน้องของเขาก็ได้ นอกจากนี้รูปแบบการสื่อสารก็อาจจะต้องศึกษาด้วย คนบางคนชอบให้รายงานทางโทรศัพท์ คนบางคนต้องรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร คนบางคนต้องรายงานด้วยวาจาทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ เช่นกันดูตามสไตล์ของแต่ละคนแล้วปรับประยุกต์ใช้
บันทึกสิ่งที่คุณทำเป็นลายลักษณ์อักษร
คนส่วนใหญ่ไม่ชอบเขียนหรือบันทึกเป็นรายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะหากเป็นภาษาอังกฤษแล้วยิ่งไปกันใหญ่ แต่ในโลกธุรกิจทุกวันนี้เป็นสิ่งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ การบันทึกสิ่งที่คุณทำ บันทึกความเข้าใจ (MEMO) บันทึกการประชุม หรือรายละเอียดของงานจะช่วยคุณได้หลายกรณีเช่น ช่วยให้ทุกมีความเข้าใจตรงกัน นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่บันทึกผลงานและความสำเร็จต่างๆของเรา เราสามารถนำไปใช้อ้างอิงในอนาคต หรือนำไปใช้เมื่อต้องพิจารณาผลงานของเรา และยังเป็นหลักฐานยืนยันกับหัวหน้างานคนใหม่เพราะเราในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงหัวหน้างาน เพราะเราอาจจะพูดด้วยวาจากับคนปัจจุบันมากมายแต่หากเขาไม่อยู่เรายังมีสิ่งที่ยืนยันเรื่องราวต่างๆได้
ที่มา : สมาชิกเว็บไซต์