จะเลขาหรือพนักงานต้อนรับก็มีหัวใจ

1 เปลี่ยนสถานการณ์การตำหนิ

มุ่งประเด็นไปที่เรื่องของการงานมากกว่าการตัวบุคคล แทนที่จะพูดว่า “คุณต้องทำงานนี้ให้เสร็จก่อนพรุ่งนี้” ลองเปลี่ยนเป็น “รายงานโปรเจกต์นี้ฉันต้องนำไปเสนอลูกค้าพรุ่งนี้นะคะ”

2 แจ้งผลลัพธ์ของการกระทำ
เมื่อเพื่อนร่วมงานส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด พยายามบอกให้เขาหรือเธอรู้ถึงผลกระทบที่จะตามมาถึงตัวเขา ไม่ใช่คุณ อย่างเช่น “ถ้าคุณไม่ส่งงานให้ฉันในวันนี้ เราจะไม่มีเวลาเช็คความถูกต้องก่อนส่งงานให้ลูกค้าเลย มันคงดีกว่าถ้าเราได้เช็คกันก่อน”

3 คุยโดยตรงหรือทางโทรศัพท์
เมื่อมีเรื่องผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานและคุณจำเป็นต้องบอก ลองใช้วิธีการพูดคุยเป็นการส่วนตัวหรือโทรศัพท์ถึงโดยตรงน่าจะดีกว่าการบอกในที่สาธารณะหรือทางอีเมล์ที่ผู้รับอาจตีความหมายผิดจากที่คุณต้องการบอก

4 มีบทสรุป
เมื่อมีการอธิบายหรือถกเถียงปัญหาทั้งหลายในการทำงาน สรุปใจความของปัญหานั้นให้กระชับและตรงวัตถุประสงค์ที่สุด จะเป็นการดีกับทั้งสองฝ่าย

5 ใช้ไหวพริบกับจอมขี้บ่น
คุณไม่สามารถแก้นิสัยขี้บ่นของเขาหรือเธอ แต่หลบเลี่ยงที่จะไม่ฟังคำโอดครวญเหล่านั้นได้ อย่าใช้คำถามหรือพูดให้จอมบ่นเปิดประเด็นได้ แม้กระทั่งประโยคพื้นๆ เช่น “เป็นอย่างไรบ้าง” จำกัดไว้แค่เพียงคำทักทายอย่าง “สวัสดี” และทำตัวให้ดูยุ่งกับการงานตลอดเวลา หรือบอกตรงๆ เลยว่า “ฉันไม่มีเวลาว่างคุยเล่นนะจ๊ะ”

6 ทำการบ้านอย่างดี
เมื่อต้องเข้าพบหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาเพื่อเสนอประเด็นหรือปัญหาต่างๆ ควรจดประเด็นสำคัญที่ต้องการนำเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าความคิดของคุณถูกต้องแน่นอน เมื่อทุกสิ่งทุกอย่างพร้อมแล้ว กำหนดตารางการเข้าพบ อย่าตื่นเต้นและทำทุกอย่างแบบมืออาชีพ

7 หยุดบ่น
คุณพูดถึงเรื่องงานกับคนรอบข้างอย่างไรบ้าง ตัวการสำคัญที่ทำให้ความสัมพันธ์เป็นไปในทางลบอาจมาจากการพร่ำบ่นตลอดเวลาของคุณ เพราะมันทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานไม่น่าอยู่ อีกทั้งตัวคุณดูไม่เป็นมิตร ทางที่ดีลองเขียนระบายบนบอร์ดข้อความน่าจะดีกว่านะ

8 ระงับความโกรธ
บางครั้งการระงับอารมณ์โกรธก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ลองระบายความรู้สึกนั้นแล้วส่งจดหมายถึงตนเองหรือเขียนเก็บความรู้สึกนั้นไว้ วิเคราะห์สาเหตุเพื่อขจัดความโกรธนั้นทิ้งไป เวลาผ่านไปสักสองเดือนลองกลับมาอ่านใหม่คุณอาจรู้สึกประหลาดใจกับความรู้สึกนั้นก็เป็นได้

9 อย่าคิดว่าโดนจับผิด
การเปิดโอกาสและยอมรับฟังคำวิจารณ์งานของคุณในที่ประชุม ไม่ได้หมายความว่าคุณเปิดโอกาสให้ตัวเองโดนจับผิด ที่สำคัญอย่าให้คำพูดเหล่านั้นทำลายความมั่นใจของคุณ แปรเปลี่ยนเป็นการพัฒนาปรับปรุงงานให้ดีขึ้นดีกว่า

10 มีประเด็นชัดเจน
ในการถกเถียงประเด็นต่างๆ จดประเด็นหลักเอาไว้ 3-5 ข้อ พูดคุยโดยยึดประเด็นหลักนี้ไว้ หากเขาหรือเธอออกนอกประเด็นและเริ่มออกอาการอารมณ์เสีย พยายามดึงหัวข้อสนทนากลับมายังประเด็นหลัก นี่คือหนทางหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและการโต้เถียงที่รุนแรง

11 แจกแจงงานอย่างมีระบบ
อย่าเปลี่ยนแปลงระบบงานหรือสร้างความประหลาดใจให้เจ้านายและเพื่อนร่วมงาน ด้วยการเปลี่ยนเดดไลน์ หรือเพิ่มปัญหาใหม่ขึ้นมาๆ เพราะเพื่อนร่วมงานมักจะมีปฏิกิริยาโต้ตอบในทางลบกับเรื่องเหล่านี้

12 จัดการขาวีน
บอกเขาหรือเธอเหล่านั้นว่าคุณรู้สึกยุ่งยากลำบากใจเพียงใด ที่ต้องรับฟังหรือทนพฤติกรรมขี้วีนและไม่เข้าใจว่าทำไมมืออาชีพอย่างเขาหรือเธอทำอย่างนั้น ลองพูดว่า “ฉันรู้นะว่าเราทั้งคู่ต้องการเป็นมืออาชีพตลอดเวลา”

13 เลือกคำพูดและน้ำเสียง
อย่าเอะอะโวยวายกับการกระทำที่ไม่ถูกต้องของเพื่อนร่วมงาน โดยเฉพาะการใช้ถ้อยคำหยาบคายและการตะโกนกรีดร้อง แทนที่จะขึ้นเสียงสูง พูดจาสั้นห้วนประชดประชัน ลองแสดงความเห็นใจและถามไถ่ “คุณมีเรื่องอะไรในใจหรือเหตุผลอะไรหรือเปล่า”

14 ประเมินบุคคล
การตั้งเป้าหมายเพื่อประเมินผลตัวบุคคลแต่ละคนอย่างชัดเจนย่อมดีกว่าความคลุมเครือ การระบุความหมายให้ตรงเป้าที่สุด เช่นแทนที่จะพูดว่า “ฉันหวังว่าคุณจะปรับเปลี่ยนทัศนคติของคุณ” น่าจะเป็น “ฉันคงไม่เห็นเหตุการณ์ที่คุณขึ้นเสียงกับพนักงานคนอื่นอีกนะ”

15 เลิกซุบซิบ
เป็นเรื่องปกติไปแล้วในวงเม้าท์ที่มักเริ่มทุกเรื่องด้วยคำว่า “จริงเหรอเนี่ย” เมื่อได้ยินคำนี้ให้ลองดึงบทสนทนากลับเข้าสู่เรื่องการงานทุกครั้ง ขาเม้าท์ มักวงแตกเสมอถ้าต้องคุยเรื่องงานแบบจริงจัง

16 รักษาระยะห่าง
เพื่อนร่วมงานทุกคนไม่จำเป็นต้องเป็นคู่หูของคุณ มนุษยสัมพันธ์และความเป็นมิตรเป็นเรื่องสำคัญ แต่อย่าลืมว่าการใช้ชีวิตกับการทำงานเป็นคนละเรื่องกัน ต้องแยกให้ได้

17 ผูกมิตรด้วยเรื่องสัพเพเหระ
ลองพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานถึงสิ่งที่เขาหรือเธอชอบ ดนตรี ภาพยนตร์หรืองานอดิเรก ด้วยการพูดคุยเล่นสบายๆ คุณอาจเริ่มบทสนทนาง่ายๆ “ฉันรู้จักร้านอาหารอิตาเลียนดีๆอยู่ร้านนึง คุณชอบลาซานญ่าใช่ไหม”

18 ควบคุมอารมณ์
อย่าส่งเสียงแหลมสูงเมื่ออารมณ์ถึงขีดสุดของสถานการณ์ พยายามปรับน้ำเสียงให้อยู่ในโทนปกติที่ใช้ นอกจากจะไม่เป็นการกระตุ้นอารมณ์พลุ่งพล่านแล้ว ยังช่วยรักษาระดับอารมณ์ของคุณให้เป็นปกติได้ดีขึ้น ผลกระทบถึงเพื่อนร่วมงานก็จะน้อยลงด้วย

19 วิจารณ์ในแง่ดี
โดยปกติคนเรามักจะสนใจกับข้อผิดพลาดของคนอื่น ลองเปลี่ยนมาสังเกตข้อดี การกระทำที่ถูกต้องหรือความสามารถของเพื่อนร่วมงานดูบ้าง คำชมหรือคำวิจารณ์ในแง่ดีจะไม่ทำให้รู้สึกว่าถูกโจมตี

20 เปิดใจกว้าง
เมื่อมีคนวิจารณ์หรือติเตียนชนิดไม่สนว่าคุณจะรู้สึกอย่างไร ลองใช้โอกาสนี้แสดงให้เขาเหล่านั้นเห็นว่าคุณมีแนวทางที่จะพัฒนาปรับปรุงงานอย่างไร นี่คือโอกาสสำคัญที่คุณจะแสดงให้เห็นเป้าหมายในหนทางสู่ความเจริญก้าวหน้า

ที่มา : เมล์สมาชิก