เคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ในการบริหารเวลา

กรุงเทพธุรกิจออนไลน์ : ปัจจุบัน เวลาได้กลายเป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับทุกๆ คนนะครับ เวลาไปที่ไหนก็มักจะเจอกับคำบ่นว่าไม่มีเวลา แต่ทำไมหลายๆ คนสามารถทำงานหลายๆ อย่างให้สำเร็จได้มากกว่าผู้อื่นทั้งๆ ที่มีเวลาเท่ากัน เมื่อสัปดาห์ที่แล้วได้เริ่มต้นไว้ในเรื่องของกับดักในการบริหารเวลาห้าประการแล้ว ดังนั้นสัปดาห์นี้เลยขอต่อในเรื่องของเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ในการใช้เวลาให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ โดยเนื้อหาบางส่วนในสัปดาห์นี้ มาจากงานเขียนของ Donald E. Wetmore ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งในด้านการบริหารเวลา

ก่อนอื่นต้องมาดูนะครับว่าเวลาเราพูดถึงการบริหารเวลา (Time Management) นั้น จริงๆ แล้วเราหมายถึงอะไร ทุกท่านทราบกันอยู่แล้วว่าเวลาของเราในแต่ละวัน ไม่สามารถเพิ่มได้ ทั้งๆ ที่หลายๆ คนก็บ่นว่าอยากจะมี 48 ชั่วโมงต่อวัน ดังนั้นคนที่บริหารเวลาเก่งๆ นั้น เขาไม่ได้เพิ่มเวลาที่เขามีอยู่หรอกนะครับ แต่เป็นการใช้เวลาที่มีอยู่ให้เป็นประโยชน์มากขึ้น เนื่องจากเวลาทุกคนมีเท่ากันหมด แต่ใครจะสามารถใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ได้มากกว่ากัน น่าจะเป็นประเด็นสำคัญมากกว่าครับ แต่การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องตั้งหน้าตั้งตาทำงานตลอดทุกนาทีที่ตื่นนะครับ แต่ต้องเป็นการใช้เวลาอย่างสมดุลมากกว่า

ได้มีการแบ่งเวลาของเราออกเป็นเจ็ดด้านที่สำคัญครับ นั้นคือ สุขภาพ ครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ (Spiritual) และในระยะยาวแล้ว เราคงต้องสร้างความสมดุลให้กับทั้งเจ็ดด้าน เนื่องจากถ้าเราละเลยด้านใดด้านหนึ่งไป ก็อาจจะส่งผลเสียต่อชีวิตของเราได้ครับ เช่น ถ้าไม่ใส่ใจเรื่องสุขภาพ พออายุมากขึ้นเราก็ต้องใช้เวลาไปกับการเจ็บป่วยมากขึ้น หรือถ้าไม่สนใจเรื่องของครอบครัว ก็ต้องใช้ทั้งเวลาและเงินในการฟื้นฟูความสัมพันธ์ในครอบครัวขึ้นมาใหม่

นอกจากเรื่องของการใช้เวลาให้เป็นประโยชน์แล้ว ยังมีเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าจะนำไปปรับใช้ในการบริหารเวลาให้ดีขึ้นนะครับ อาทิเช่น

- การวางแผนงานของสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวัน โดยในแต่ละวัน เราควรจะวางแผนของสิ่งที่จะทำล่วงหน้าก่อนไปทำงานทุกครั้ง เพื่อที่เมื่อไปถึงที่ทำงาน จะได้ทำในสิ่งที่ควรทำ แต่ถ้าเราไปถึงที่ทำงานโดยขาดการวางแผน สิ่งที่จะทำ ก็จะไปทำงานแบบกลวงๆ และใครบอกให้ทำอะไรก็ทำหมด (แทนที่จะไปทำงานเชิงรุก ก็เป็นเชิงรับแทนครับ) ถ้าจะให้ดีก่อนนอนทุกครั้ง ควรจะจดสิ่งที่จะต้องทำในวันถัดไปครับ และพยายามใช้ประโยชน์จากพวก ‘To Do List’ ทั้งหลายที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ PDA หรือกระดาษโน้ตทั้งหลาย

ซึ่งท่านผู้อ่านก็ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับแต่ละท่านนะครับ ผมเองลองมาหมดแล้วเหมือนกันครับ ตั้งแต่ใช้สมุดโน้ตเล็กๆ ใช้ PDA ใช้คอมพิวเตอร์ จนปัจจุบันกลับมาสู่สามัญครับ คือใช้กระดาษขาวหนึ่งแผ่น ประเด็นสำคัญคือต้องจดนะครับ อย่าคิดว่าเราจะพึ่งความทรงจำของเราได้เพียงอย่างเดียว เนื่องจากหลายๆ ท่านจะไม่ชอบจด แต่จะใช้วิธีจำแทน การจดจะทำให้สมองเราโล่งขึ้นสำหรับการคิดในเรื่องใหญ่ๆ แทนที่จะมาจดจำประเด็นเล็กๆ น้อยๆ

- ประเด็นต่อเนื่องคือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำ หรือที่เราเรียกเป็น Prioritize ครับ โดยเมื่อเราจดหรือวางแผนในสิ่งที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้นแล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งเหล่านั้นด้วยครับ โดยเรียงจากสำคัญมากไปหาสำคัญน้อย

ซึ่งท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านก็คงมีประสบการณ์คล้ายๆ กับผมนะครับว่า เมื่อเขียนไปแล้ว ไม่เคยทำได้หมดในสิ่งที่จะต้องทำซักกะที ซึ่งก็ไม่เป็นไรนะครับ การเหลือในสิ่งที่ไม่ได้ทำนั้นถือเป็นเรื่องปกติครับ เพียงแต่ขอให้มองว่าเราทำอะไรไปแล้วบ้าง และท่านผู้อ่านลองนึกดูนะครับว่าถ้าเกิดไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ หรือไม่ได้วางแผนว่าจะทำอะไรบ้าง ก็อาจจะทำงานไม่เสร็จแม้แต่เรื่องเดียวก็ได้ครับ

- ประเด็นที่สามคือถ้าเป็นไปได้ ให้วางแผนในสิ่งที่จะทำให้มากเข้าไว้ครับ ท่านผู้อ่านอย่าเพิ่งหาว่าผมแปลกนะครับ แต่ถือเป็นการใช้ประโยชน์จากกฎอันหนึ่งที่เราเรียกว่า ‘Parkinson’s Law’ ครับ โดย Parkinson’s Law นั้นกล่าวไว้ว่า Work expands so as to fill the time available for its completion หรือถ้าแปลเป็นไทยง่ายๆ ก็คือ งานจะขยายจนเต็มเวลาที่มี นั้นคือวางแผนไว้ว่าจะทำงานหนึ่ง อย่างในวันนั้น เราก็จะใช้เวลาทั้งวันทำงานเพียงแค่ชิ้นเดียว แต่ถ้าเราวางแผนว่าจะทำงานสี่อย่างในวันรุ่งขึ้น เราก็สามารถทำงานได้สี่อย่างเสร็จภายในวันเดียว

เช่นเดียวกัน แต่ถ้าเราวางแผนไว้ว่าจะทำงานสิบสองอย่างในวันรุ่งขึ้น เราอาจจะไม่สามารถทำงานทั้งสิบสองอย่างได้เสร็จ แต่อย่างน้อยอาจจะทำได้เจ็ดถึงแปดอย่าง การมีหลายอย่างที่ต้องทำ ถือว่าเป็นการสร้างแรงกดดันให้กับเราได้ประการหนึ่งครับ ซึ่งสามารถทำให้เราสามารถใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าและประสิทธิภาพมากกว่าการขาดแรงกดดัน

ดังนั้นท่านผู้อ่านอาจจะลองวางแผนในสิ่งที่จะทำให้มากกว่าเดิมนะครับ เพื่อใช้ประโยชน์จาก Parkinson’s Law แต่ต้องอย่าลืมที่จะจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำก่อนนะครับ

ยังมีเคล็ดในการบริหารเวลาอีกหลายอย่างที่น่าสนใจ ซึ่งจะขอนำเสนอต่อในสัปดาห์หน้านะครับ

ที่มา : หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ