Competency Management : การนำ Competency สู่ภาคปฏิบัติ
อรัญญา สมแก้ว
ปัจจุบัน หลายองค์กรได้สนใจแนวความคิดเกี่ยวกับ Competency โดยพยายามศึกษา ค้นคว้า แลกเปลี่ยนกันเพื่อการนำมาใช้ ด้วยเห็นว่าอาจจะก่อให้เกิดประโยชน์ ต่อการบริหารงานทรัพยากรบุคคล บางองค์กรพยายามจัดทำขึ้นด้วยตนเองหลังจากที่ได้ส่งบุคลากรไปอบรมเรียนรู้มา ในขณะที่บางองค์กรได้ว่าจ้างที่ปรึกษามาจัดทำ Competency ให้ แต่ไม่ว่าจะจัดทำด้วยวิธีการใด ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลังจากการศึกษาได้เสร็จสิ้นลง ก็คือการนำCompetency มาใช้งานสู่การปฏิบัติ หรือที่เรียกว่า Competency Management ความหมายของ Competency
เป็นที่ทราบกันแล้วว่า Competency หมายถึง ความรู้ (Knowledge) ความสามารถ หรือทักษะ (Skills) และคุณลักษณะ(Attributes) ของบุคคลที่มีความสัมพันธ์โดยตรงกับงานที่ปฏิบัติ(Job Roles) เพื่อให้ได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพและทรงคุณค่า โดยคำว่า คุณลักษณะ ในที่นี้หมายรวมถึงพฤติกรรม(Behavior) บุคลิกภาพ(Personality)ที่มองเห็นได้ และ ค่านิยม(Value)ทัศนคติ(Attitude) ความเชื่อ(Trait) ที่ไม่อาจเห็นได้ แต่จำเป็นต่องานที่ปฏิบัตินั้น วัตถุประสงค์ดังนั้น องค์กรที่ได้พยายามศึกษา Competency ไม่ว่าจะโดยวิธีการใด ต่างก็มุ่งหวังที่จะใช้เป็นมาตรฐานในการประเมินศักยภาพ(Potential) ในการปฏิบัติงานของบุคคล เพื่อพัฒนาบุคคลให้เป็นไปในแนวทางเดียวกับองค์กร มีค่านิยม มีวัฒนธรรมเดียวกัน มีความรู้ความสามารถที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และแผนกลยุทธ์ขององค์กร โดยเฉพาะบางองค์กรที่มีดัชนีชี้วัดความสำเร็จของธุรกิจ (Key Performance Indicators)อยู่แล้ว ก็จะกำหนดCompetency ที่สอดคล้องกับตัวชี้วัด โดยการตั้งคำถามว่าตัวชี้วัดของตำแหน่งงานนี้ ต้องการ Competency อะไรบ้าง นอกจากนี้ วัตถุประสงค์ที่สำคัญของ Competency ก็คือการใช้เป็นเครื่องมือ(Tool) ในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล (Competency- based Human Resources Management) Competency Management หมายถึง การนำ Competency ไปใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในด้านต่างๆ ดังกล่าวแล้ว โดยมีชื่อเรียกกันไปในงานแต่ละประเภท เช่น - Competency - based Training หมายถึง การบริหารงานฝึกอบรมโดยพิจารณาจากความรู้ความสามารถ(Competency) ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน โดยนำมาใช้เป็นข้อมูลในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม วางแผนหลักสูตร และปรับระดับความสามารถ (Proficiency Level) ของบุคคลภายหลังการประเมินผลฝึกอบรม
- Competency - based career path หมายถึง การนำความรู้ความสามารถ(Competency) ของตำแหน่งงานมาใช้ในการวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพของบุคลากร โยกย้าย สับเปลี่ยน โดยเปรียบเทียบกับความรู้ความสามารถ(Competency) ของตำแหน่งงานนั้น
- Competency - based executive succession plan หมายถึง การนำความรู้ความสามารถ (Competency) มาใช้ในการวางแผนทดแทนตำแหน่งโดยเปรียบเทียบคุณสมบัติ และความรู้ความสามารถของบุคลากรที่จะเลื่อนตำแหน่ง หรือมาทดแทนระดับบริหารในอนาคต
- Competencies in performance management หมายถึง การประเมินผลการปฏิบัติงานโดยพิจารณาทั้งผลงาน และศักยภาพของบุคคล เปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือตัวชี้วัด และความรู้ความสามารถ(Competency) ของตำแหน่งงานนั้น
- Competency - based pay หมายถึง การนำความรู้ความสามารถ (Competency) มาช่วยประกอบการตัดสินใจในการจ่ายค่าตอบแทน ตามผลการประเมินที่ได้มา
จะเห็นได้ว่า ไม่ว่าจะนำไปปรับใช้ในงานใดของการบริหารทรัพยากรบุคคลก็ตาม สิ่งที่ไม่อาจข้ามไปได้ ก็คือ Employee Competency Assessment ซึ่งหมายถึง การประเมินความสามารถของบุคคล โดยนำความรู้ความสามารถของบุคลากรเป้าหมายมาทำการเปรียบเทียบกับความรู้ความสามารถ (Competency) ของตำแหน่งงานนั้น หลายองค์กรในปัจจุบัน พบว่าในขั้นตอนนี้ เริ่มจะเป็นปัญหาในทางปฏิบัติเสียแล้ว แม้ว่าในช่วงแรกของการศึกษาเพื่อจัดทำ Competency Model จะรู้สึกว่ายากเพียงใด แต่พอมาถึงในขั้นตอนนี้อาจจะรู้สึกยุ่งเหยิงยิ่งกว่า เพราะจะต้องนำข้อมูลบุคลากรเป้าหมายขึ้นมาเปรียบเทียบกับCompetency ของตำแหน่งงานนั้น จึงทำให้ยุ่งยาก ลายตาไปต้วยรหัสบอกระดับต่างๆ(Proficiency Levels) ของตำแหน่งงาน ของแผนก ฝ่าย และบัญชีรายชื่อความรู้ความสามารถ(Competency List and Definition) เป็นต้น ดังนั้น สิ่งที่ควรจะนำมาช่วย ก็คือ การใช้โปรแกรมซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ Competency Management Automation
คงมิอาจปฏิเสธได้ว่า โปรแกรมซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือสำคัญไปแล้วในโลกยุคปัจจุบัน ชีวิตของคนยุคใหม่ในโลกไร้พรมแดนเต็มไปด้วยข้อมูลที่ประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์แทบทั้งนั้น จนอาจกล่าวได้ว่า ไม่มีใครที่ไม่ทราบข้อมูลข่าวสาร สำคัญที่ว่า …ใครจะสามารถพิจารณาเลือกสรรข้อมูลได้อย่างถูกต้องและเฉลียวฉลาดกว่ากันเท่านั้น … การนำโปรแกรมซอฟแวร์มาช่วยในการบริหารจัดการ หรือเรียกว่า Competency Management Automation จะช่วยลดอาการลายตาจากข้อมูลต่างๆดังกล่าว จะช่วยเรียกข้อมูลที่ต้องการเปรียบเทียบทั้งจากฐานข้อมูล Competency และจากฐานประวัติบุคลากร ให้เป็นไปอย่างสะดวกสบาย แม่นยำกว่า เร็วกว่า ช่วยลดความซับซ้อน ทำให้งานง่ายขึ้น ต่อไปในอนาคตอันใกล้ อาจจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของงานบริหารบุคคลเช่นเดียวกับโปรแกรมการจ่ายค่าจ้าง (Pay Roll System) ให้แก่พนักงาน ต่างกันแต่ว่า นี่เป็นโปรแกรมเพื่อการประเมินศักยภาพบุคคลนั่นเอง สิ่งที่ควรคำนึงถึง
การบริหารจัดการโดยนำซอฟแวร์มาช่วยงาน นับเป็นขั้นตอนของการจัดการกับข้อมูล Competency ที่ได้มาจากการศึกษา ถ้าข้อมูลที่ได้มามีคุณภาพ การใช้งานก็บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ดังนั้น ในช่วงแรกของการศึกษาเพื่อจัดทำ Competency Model จึงเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า อาจมิใช่เรื่องยากเกินไปที่องค์กรจะศึกษา Competency Model ด้วยตนเอง แต่สิ่งที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้ได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และสามารถนำมาใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับองค์กร ก็คือ - ควรคำนึงถึงบทบาทหลักขององค์กร(Organization Roles) ควบคู่ไปในระหว่างการศึกษา Competency ของตำแหน่งงานด้วย เพราะตำแหน่งงานเดียวกัน แต่ต่างธุรกิจองค์กร ต่างภารกิจ ย่อมมี Key Competency ที่ต่างกัน
- ควรคำนึงถึงวิสัยทัศน์องค์กร และกลยุทธ์ เพราะนอกจากจะเป็นสิ่งที่บอกว่าควรมีระดับความสามารถ (Proficiency Levels)กี่ระดับแล้ว ยังเป็นสิ่งที่ทำให้ทราบว่าในช่วงเวลาต่อจากนี้ เป็นระยะเท่าใด องค์กรจะมุ่งเน้นการพัฒนาศักยภาพบุคคลในด้านใดบ้าง เพื่อสนองตอบวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ดังกล่าว
- บางองค์กรที่มีตัวชี้วัดความสำเร็จของตำแหน่งงาน (KPI) ควรคำนึงถึง Competency ที่ช่วยสนับสนุนตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงานนั้น โดยการอธิบายให้ได้ว่าตัวชี้วัดนี้ ของตำแหน่งงานนี้ ต้องการความรู้ความสามารถ หรือ Competency อะไรบ้าง
- ควรคำนึงถึงวัฒนธรรมองค์กร และค่านิยม (Culture & Value) เนื่องจากคุณลักษณะของบุคคลตาม Competency ของตำแหน่งงาน เมื่อรวมกันเข้าหลายตำแหน่ง หลายๆคน ก็จะกลายเป็นความรู้ความสามารถขององค์กร (Organizational Competency) ซึ่งในระยะยาวก็จะหล่อหลอมกลายเป็นค่านิยม และวัฒนธรรมขององค์กรนั้น เช่น เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ องค์กรแห่งการบริการ องค์กรแห่งความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น
- ควรคำนึงถึงการนำไปใช้ โดยออกแบบให้เหมาะสมกับการนำไปใช้งานแต่ละประเภท ซึ่งแน่นอนว่าในระยะแรกของการนำ Competency ไปใช้งานนั้น อาจจะต้องเริ่มต้นจากทีละงาน จนกว่าจะสามารถใช้ในการบริหารงานทรัพยากรบุคคลได้ทั้งหมด (Competency - based Management) ตามที่ต้องการต่อไป