ข้อปฏิบัติสำหรับกรรมการในการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้าง

ข้อปฏิบัติสำหรับกรรมการในการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้าง

1. ขั้นก่อนการสัมภาษณ์

ข้อควรปฏิบัติ

1. เข้ารับการฝึกอบรมก่อนการสัมภาษณ์ครบตามที่หลักสูตรกำหนด โดยไม่ขาดและซักถามหากมีข้อสงสัยในบทบาทหน้าที่ของตนเอง หรือการใช้เอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้อง

2. อ่านและทำความเข้าใจข้อคำถาม แนวคำตอบของมิติต่างๆ ที่กำหนดไว้

3. ทำความเข้าใจในคำถามและมาตรประเมินที่ตนได้รับมอบหมาย

4. ตรงต่อเวลา เป็นตัวแทนที่ดีขององค์การ

5. กล่าวแนะนำตนและขอบคุณผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

6. สร้างความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับแนวทางการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้างให้แก่เพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร และผู้เข้าสอบ

7. ศึกษาแนวคิด แนวปฏิบัติและขั้นตอนต่างๆเกี่ยวกับการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้างจากคู่มือ

8. คำนึงถึงประโยชน์ที่องค์การจะได้รับจากการเป็นกรรมการสัมภาษณ์ที่ดีและตัดสินใจถูกต้องและผลเสียหาย เสียดาย เสียใจ เสียเงิน เสียเวลาต่างๆ ที่จะตามมา หากตนด่วนตัดสินใจหรือตัดสินใจผิดพลาด

9. แยกแยะการสัมภาษณ์ให้ได้ว่าส่วนใดเป็นสาระที่ต้องการและส่วนใดเป็นลีลาประกอบเพื่อให้ได้สาระที่สมบูรณ์

10. พัฒนาตนและทีมงานให้มีทักษะความสามารถในการสร้างและพัฒนาใช้การสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้างอย่างเป็นวิชาชีพ

ข้อไม่ควรปฏิบัติ

1. ขออ่านใบสมัครและขอทราบข้อมูลส่วนตัวอื่นใดเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เข้ารับการสัมภาษณ์หรือร้องขอ ฝากฝังผู้สมัครบางคนให้กรรมการท่านอื่นได้ทราบ

2. ขั้นระหว่างการสัมภาษณ์

ข้อควรปฏิบัติ

1. อยู่สัมภาษณ์ตลอดระยะเวลาการสัมภาษณ์ ไม่เข้าๆออกๆห้องสัมภาษณ์

2. รักษาเวลาในการซักถาม หากผู้เข้าสอบให้ข้อมูลมากเกินความจำเป็นควรหยุดโดยกล่าวขอบคุณด้วยความสุภาพว่าได้ข้อมลที่ต้องการแล้ว

3. ซักถามผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ด้วยภาษาที่ง่าย สั้น กะทัดรัด และสุภาพ

4. จดบันทึกข้อมูลพฤติกรรมสำหรับใช้เป็นข้อมูลในการอภิปราย

5. ซักถามตามแนวทางที่กำหนด ถามเพิ่มเติมแต่น้อยและเท่าที่จำเป็น

6. ปรับลีลา แนวทางการพูดคุยของตนให้เหมาะกับบุคลิกลักษณะของผู้สมัครแต่ละคนและกรรมการสัมภาษณ์

7. รู้จักปรับใช้แนวทางการควบคุม การรับฟัง การให้ความร่วมมือให้เหมาะกับลักษณะของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์และกรรมการ

ข้อไม่ควรปฏิบัติ

1. ชิงถามมิติอื่นที่ตนไม่ได้รับมอบหมาย เว้นแต่พิจารณาเห็นว่าข้อมูลคำตอบที่ได้รับยังไม่เพียงพอแก่กี่ประเมิน จึงจะถามเพิ่มเติมได้

2. ถามนำเพื่อให้ได้คำตอบที่ตนต้องการ หรือคาดคั้นคำตอบจากผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

3. พูดอภิปราย วิจารณ์ หรือพูดเปรียบเทียบผู้เข้ารับการสัมภาษณ์แต่ละคนในระหว่างการสัมภาษณ์

4. ใจลอยขณะรับฟังคำตอบ คำอธิบายจากผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

5. ถามผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ในเรื่องที่นอกประเด็น/หัวข้อที่กำหนดไว้ หรือถามซ้ำในสิ่งที่มีคนซักถามไปแล้ว

6. กล่าวข่มขู่คุกคามผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ หรือพูดในทำนองไม่ให้เกียรติหรือดูถูกผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

7. เพิกเฉยที่จะรับฟังคำตอบของมิติอื่นๆ ที่ตนไม่ได้รับผิดชอบในการซักถาม

8. กล่าวตำหนิ หรือข่มขู่ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์หรือกรรมการด้วยกันเองในระหว่างการสัมภาษณ์

9. พูดคุยกันในระหว่างกรรมการอื่นกำลังสัมภาษณ์ เช่นให้ข้อมูลต่างๆ ของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์แก่กัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือความคิดเห็นของตนเกี่ยวกับผู้สมัครให้กรรมการท่านอื่นทราบ

10. พูดศัพท์ทางวิชาการ หรือทับศัพท์เป็นภาษาต่างประเทศที่อาจทำให้ผู้สมัครงุนงง ไม่เข้าใจ

11. หลีกเลี่ยงการสัมภาษณ์ที่ก่อให้เกิดแรงกดดันหรือสร้างความรู้สึกเครียดแก่ผู้สมัคร เว้นเสียแต่ว่าตำแหน่งเป้าหมายนั้นผู้ปฏิบัติต้องใช้ความอดทนต่อแรงกดดันเป็นพิเศษ

12. หลีกเลี่ยงการพูดคุยใดๆ เกี่ยวกับตนเอง หรืองานในหน้าที่ของตน

13. เปิดโอกาสให้ผู้สมัครซักถามในเรื่องที่ไม่สมควร หรือ กินเวลา เนิ่นนาน ปล่อยให้ผู้สมัครกุมอำนาจในการสัมภาษณ์

14. พูดเกินกว่า 25% ของเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปในการสัมภาษณ์

3. ขั้นหลังการสัมภาษณ์

ข้อควรปฏิบัติ

1. ประเมินด้วยใจเป็นกลางตามข้อมูลที่ได้รับ

2. เปิดใจกว้างกับการอภิปรายชี้แจงผลการให้คะแนน

3. เก็บรักษาความลับเกี่ยวกับผลการสัมภาษณ์

4. ให้ข้อมูลทั้งแง่มุมที่ดีและข้อบกพร่อง(หากมี) ของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ ไม่ลำเอียงไปด้านใดด้านหนึ่ง

5. ให้ความร่วมมือในการปรับปรุงแก้ไขการสัมภาษณ์ให้ดียิ่งๆขึ้น ไม่แสดงทัศนะอื่นใดกับผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

6. ให้ความร่วมมือในการติดตามตรวจสอบคุณภาพของการสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้างในอนาคต

7. เรียนรู้อย่างต่อเนื่องจากแนวปฏิบัติที่ผ่านมา หรือสิ่งที่ดีจากกรรมการท่านอื่นๆที่เห็นว่าถือเป็นตัวอย่างได้

8. ระมัดระวัง ความเชื่อ ทัศนคติที่ซ่อนอยู่ภายในตน ที่จะมีผลต่อการประเมินและแสดงออกมาเพื่อโน้มน้าวกรรมการท่านอื่น

9. เปิดโอกาสให้ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ได้ซักถามเพื่อให้ข้อมูลตามความเป็นจริงเกี่ยวกับงานและองค์การ และตอบเฉพาะในสิ่งที่พึงตอบ และให้ข้อมูลที่ถูกต้อง

ข้อไม่ควรปฏิบัติ

1. ใช้ความประทับใจของตน หรือข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับมิติหรือมาตรประเมินมาใช้ทำให้มีผลกระทบต่อการให้คะแนน

2. ด่วนตัดสินใจความเหมาะสมของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์กับตำแหน่งงานโดยเฉพาะใน 5 นาทีแรกของการสัมภาษณ์

3. แก้หรือกดคะแนนผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ที่ตนไม่อยากได้ และให้คะแนนสูงกับผู้ที่ตนประสงค์ให้ผ่านการสัมภาษณ์

4. ประเมินผู้เข้ารับการสัมภาษณ์โดยไม่มีข้อมูลเชิงพฤติกรรมอย่างพอเพียง

5. แก้ไขเปลี่ยนแปลงคะแนนหรือคัดลอกผลการประเมินของกรรมการท่านอื่นมาเป็นของตน

6. ชี้นำหรือมีอิทธิพลต่อแนวทางการให้คะแนนของกรรมการท่านอื่น

7. วิพากษ์วิจารณ์แนวทางหรือผลของการสัมภาษณ์ให้ผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องฟัง

8. ปฏิบัติเสมือนว่าการสัมภาษณ์สิ้นสุดลงเมื่อตัดสินใจเลือกคนได้ตามต้องการแล้ว

9. เพิกเฉยและไม่ให้ความร่วมมือต่อการประเมินผลความสำเร็จของการใช้การสัมภาษณ์ในการคัดเลือกบุคลากร

10. ประเมินหรือสัมภาษณ์พอเป็นพิธีผ่านๆไปเท่านั้น หรือให้คะแนนพิเศษเนื่องจากความผูกพัน ความประทับใจที่มีให้ผู้สมัครคนใดคนหนึ่งเป็นกรณีพิเศษ

11. นำเอกสารต่างๆ ที่ถือเป็นความลับออกนอกห้องสัมภาษณ์

12. ลืมประเมินให้คะแนนรายมิติก่อนที่จะรับฟังคำตอบ คำอธิบายของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์มิติต่อไป

13. ให้คำมั่นสัญญาหรือความหวัง ตลอดจนจงใจเลือกปฏิบัติเพื่อให้ความช่วยเหลือใดๆแก่ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์บางคน

14. คิดว่าตนเป็นผู้มีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์มานาน หรือเป็นเจ้าของตำแหน่งย่อมรู้ดีหรือตัดสินใจไม่พลาด

ที่มา: การสัมภาษณ์งานแบบมีโครงสร้าง: จากหลักวิธีสู่แนวปฏิบัติที่ดี (ดร.วีระวัฒน์  ปันนิตามัย)