การเสริมสร้างแสนยานุภาพในงานฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ( ตอนที่ 1 )

โดยปกติ คำว่า “แสนยานุภาพ” ที่เราได้ยินได้ฟังหรือรับทราบกันเป็นอย่างดีนั้น เรามักจะใช้เกี่ยวกับการทหารหรือ อาวุธยุทโธปกรณ์ทางการทหาร วันนี้ผมขออนุญาตหยิบยืมคำนี้ มาใช้ในการอธิบายเกี่ยวกับการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรครับ  ซึ่งในที่นี้ คำว่า “แสนยานุภาพ” ผมขออนุญาตให้คำนิยามความหมายว่า “การทำให้เกิดประสิทธิผลและประสิทธิภาพอย่างไร้เทียมทานในงานฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน”
               ในช่วงเศรษฐกิจ ไม่ว่าจะเป็นขาขึ้นหรือขาลง  ไม่ว่าจะเป็นในอดีต ปัจจุบัน หรือ อนาคตก็ตาม คงไม่มีองค์กรใด   ที่จะไม่มีแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรของท่าน  หรือถึงแม้จะไม่มีแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรอย่างเป็นรูปธรรมหรือมาตรฐานที่ชัดเจนก็ตาม  การฝึกอบรมและการพัฒนาพนักงานในองค์กร  ก็ยังคงมีบทบาทที่สำคัญ ที่จะทำให้องค์กรของท่านแข็งแกร่ง มีศักยภาพในเวทีการแข่งขันทางการค้าและการดำเนินธุรกิจทั้งในประเทศและต่างประเทศ ( สำหรับองค์กรที่ดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับการ  Import-Export )  เหตุเพราะ “คน” คือปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่จะต้องฝึกอบรมและพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง  อย่างต่อเนื่องและอย่างไม่มีวันสิ้นสุด ในยุดแห่งการแข่งขันทางธุรกิจ    ที่เข้มข้น ดุเดือด ชิงความได้เปรียบ ทางผลกำไรและความยั่งยืนขององค์กร
               กระบวนการของการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กร โดยหลักสากลนิยม ก็จะเริ่มจากการสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  กระบวนการถัดไปคือการจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  ลำดับต่อไปก็คือ การนำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานไปปฏิบัติ  จากนั้นก็จะทำการประเมินผลการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  ท้ายสุดก็จะดำเนินการติดตามผลและสรุปผลการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ในที่สุด
               กระบวนการแรกที่ทุกองค์กรจะต้องเริ่มดำเนินการในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ก็คือ การสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  (  Training  Survey  and  Analysis  of  Needs  in  Training  and  Development  Employee  )  ซึ่งหมายถึง  การเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อค้นหาความจำเป็นของการพัฒนาบุคลากรจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เพื่อให้ทราบถึงหลักสูตรฝึกอบรมที่จะเกิดขึ้นในอนาคตที่จะสามารถตอบสนองต่อความจำเป็นขององค์กรอย่างแท้จริง

ความสำคัญของการสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  มีดังต่อไปนี้

1. เพื่อให้ทราบความจำเป็นในการพัฒนาบุคลากรขององค์กรในอนาคตที่แท้จริง
2. เพื่อให้การฝึกอบรมขององค์กรในอนาคต ได้มีทิศทางการดำเนินงานที่ชัดเจน
3. เพื่อให้การเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานของบุคลากรให้สูงขึ้นด้วยการฝึกอบรมและพัฒนาทำได้อย่าง      ตรงประเด็น
4. เพื่อให้ทราบนโยบายขององค์กร และนำการฝึกอบรมและพัฒนามาช่วยเพื่อตอบสนองต่อนโยบายขององค์กร
5. เพื่อให้ทราบถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร  และนำการฝึกอบรมและพัฒนามาช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
6. เพื่อให้ทราบถึงกิจกรรมในอนาคตขององค์กร  และนำการฝึกอบรมมาพัฒนาบุคลากรเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานในอนาคต

               สิ่งที่ยากที่สุดของกระบวนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานหรือบุคลากรในองค์กร  คือ การสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝิกอบรมและพัฒนาพนักงาน  ที่กล่าวเช่นนี้ ก็เนื่องมาจากในหลายๆองค์กร เวลาที่จะสำรวจค้นหาและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กร ฝ่ายบุคคล   ก็มักจะใช้วิธีการส่งแบบสำรวจให้กับ    แต่ละฝ่าย/หน่วยงาน กรอกรายละเอียดหรือคัดเลือกหัวข้อที่คิดว่าเหมาะสมกับฝ่าย/หน่วยงานของตนโดยใช้ดุลยพินิจหรือความรู้สึกทั่วไป ( Common Sense ) ในการตัดสินใจคัดเลือกหรือกรอกรายละเอียดดังกล่าว ซึ่งอาจจะเหมาะสมหรือไม่เหมาะสมที่จะจัดการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรก็ได้  และอาจจะไม่สอดคล้องกับแผนธุรกิจ ( Business Plan ) ขององค์กรในปีนั้นๆ   และในหลายๆ ครั้งที่มีการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรในองค์กร  ฝ่ายบุคคลก็มักจะได้รับ Training Want  มากกว่า Training Need ที่จะช่วยผลักดันให้บุคลากรมีความรู้  ความสามารถและทักษะอย่างแท้จริง และนำความรู้ ความสามารถและทักษะไปพัฒนาองค์กร  หรือซ้ำร้าย ไปกว่านั้น แบบสำรวจที่ฝ่ายบุคคลส่งไปแต่ละฝ่าย/หน่วยงาน ยังไม่ค่อยได้รับความสนใจหรือความร่วมมือในการกรอกรายละเอียดหรือคัดเลือกหัวข้อหลักสูตร   ในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในสังกัดของตน  และแถมท้ายด้วยการไม่ส่งแบบสำรวจดังกล่าวกลับมายังฝ่ายบุคคลหรือส่งกลับมาก็ไม่ถึง 10% ของแบบสำรวจทั้งหมดที่ฝ่ายบุคคลจัดทำและส่งไปให้แต่ละฝ่าย/หน่วยงานในองค์กร
จะเห็นได้ว่า  การที่จะทำให้กระบวนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานหรือบุคลากรในองค์กรให้มีประลิทธิผลและประสิทธิภาพได้นั้น  ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายบุคคลจำเป็นจะต้องใช้กลยุทธ์หรือยุทธวิธีที่จะต้องสร้างความเข้าใจและได้รับความร่วมมือจากแต่ละฝ่าย/หน่วยงานในองค์กร ให้เข้าใจถึงบทบาทหน้าที่และความสำคัญของการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรเสียก่อน โดยการดำเนินการดังต่อไปนี้

1. นำปัจจัยที่เกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ เช่น วิสัยทัศน์ ( Vision )  พันธกิจ  ( Mission ) แผนธุรกิจ ( Corporate Plan  or  Business Plan ) นโยบาย ( Policy ) แผนการปฏิบัติงาน  (Action Plan )  ปัญหาในการทำงาน ( Problem in Working ) สมรรถนะหรือขีดความสามารถของพนักงาน  ( Competency ) ใบกำหนดหน้าที่งานและคุณสมบัติของงาน ( Job Description and Job Specifications ) มาเป็นปัจจัยในอันดับแรก  ในการที่จะทำให้แต่ละฝ่าย/หน่วยงานพิจารณาปัจจัยดังกล่าวนี้ เพื่อกรอกรายละเอียดและคัดเลือกหัวข้อหลักสูตรในการสำรวจคันหาและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมพนักงานหรือบุคลากรในสังกัดของตนเอง ได้อย่างตรงประเด็น สอดคล้อง  เหมาะสมและมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการดำเนินการเกี่ยวกับกระบวนการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร  โดยผสมผสานกับการจัดการเชิงกลยุทธ์ ( Strategic Management), ดัชนีชี้วัดหลักในการประเมินผล ( Key Performance Indicators ) การขายและการตลาด ( Sales and Marketing ) การบริหารผลการปฏิบัติงาน ( Performance Management System ) และระบบการเทียบเคียง  (  Benchmarking )  ทดแทน  การใช้ความรู้สึก ( Common Sense )  เพียงอย่างเดียว  ในการตัดสินใจกรอกรายละเอียดและคัดเลือกหลักสูตรในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กร
2. การกำหนดแบบสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  ฝ่ายบุคคลจะต้องมุ่งเน้น  ให้ครบในหัวข้อหลัก 3 ประการ คือ
   1. สำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรเพื่อองค์กร
   2. สำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรเพื่อหน่วยงาน
   3. สำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรเพื่อตำแหน่งงาน
3. ให้นำหลักสูตรที่จำเป็นและคัดเลือกเรียบร้อยแล้ว นำไปเขียนหรือกำหนดไว้ใน ใบกำหนดหน้าที่งาน  ( Job Description )  เพื่อใช้เป็นหลักสูตรพื้นฐานในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานทุกๆ คนในองค์กร  และดำเนินการตามแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานต่อไป
4. การติดตามผลการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  ควรติดตามผลจากหลักสูตรที่องค์กรคาดหวังผลและหลักสูตรที่ใช้งบประมาณสูงในการจัดฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน

จาก  4   หัวข้อหลักข้างต้น หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายบุคคล นำไปปรับใช้กับองค์กรของท่าน ก็จะสามารถช่วยให้งานฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ในองค์กรของท่าน มีทิศทางที่ชัดเจน เหมาะสมและเกิดประสิทธิผลและประสิทธิภาพอย่างยิ่ง   ต่องานเสริมสร้างความรู้ ความสามารถและทักษะของ“คน”   ในองค์กรของท่านครับ ในครั้งต่อไป ผมจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการในการสร้างแบบสอบถามหรือแบบสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน  วิธีการสัมภาษณ์และหลักการของการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรเพื่อนำไปจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานต่อไปครับ  ติดตามตอนที่  2 ต่อไปนะครับ

ผู้เขียนโดย  :  สมชาย  หลักคงคา