Organization Design ความท้าทายผู้บริหารยุคใหม่
 |
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ในฐานะที่เป็นผู้ส่งเสริมและสนับสนุนในเรื่องการเพิ่มผลผลิตขององค์กร จึงได้เชิญกูรูทางด้านนี้มาเปิดโลกทัศน์ มองหาแนวคิดและแนวทางใหม่ ๆ ในการนำมาพัฒนาองค์กรไปสู่มิติการพัฒนาใหม่ เพื่อเผชิญหน้ากับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงที
จึงได้เชิญผู้เชี่ยวชาญพิเศษ "เอมี่ เคทส์" หุ้นส่วนคนสำคัญของ Downey Kates Associates (DKA) บริษัทที่ให้คำปรึกษาและพัฒนาด้านการออกแบบองค์กรจากนิวยอร์ก สหรัฐอเมริกา มาให้แนวทาง ร่วมกับ "รัชฎา อสิสนธิสกุล" ที่ปรึกษาด้าน Human Resource Management, Knowledge Management สถาบัน เพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ภายใต้หัวข้อ "Organization Design: an invaluable tool unleash the organization"s capability"
เอมี่ เคทส์ ไม่เพียงแต่มีประสบการณ์ในการทำงานร่วมกับผู้บริหารและพนักงานขององค์กรต่าง ๆ มากมาย ในการประเมินการจัดการองค์กร การปรับโครงสร้างและกระบวนการ และสร้างทักษะเชิงลึกในด้านบริหารจัดการ แต่เธอยังเป็นนักวิเคราะห์และนักคิดที่เชี่ยวชาญและได้ช่วยให้ลูกค้าได้เข้าใจถึงรูปแบบต่าง ๆ และความเกี่ยวข้องในการนำไปใช้ในการจัดการองค์กร ช่วยให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจเลือกรูปแบบองค์กรได้อย่างเหมาะสม
ทำไมต้อง "ออกแบบองค์กร" (Organization Design) แล้วเรื่องนี้ได้รับความนิยมมานานแค่ไหนแล้ว ?
"เอมี่ เคทส์" บอกว่า "การออกแบบองค์กรเป็นศาสตร์ค่อนข้างใหม่ที่เกิดขึ้นในช่วง 10-15 ปีที่ผ่านมาในอเมริกาและได้รับความสนใจเป็นอย่างมากทั้งในแถบยุโรปและเอเชีย เนื่องจากการออกแบบองค์กรเกิดจากตัวกลยุทธ์ที่ไม่สามารถนำมาผันแปรให้อยู่ในกระบวนการที่สามารถนำมาทำงานได้"
ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องนำการออกแบบองค์กรเข้ามาช่วยทำให้ตัวกลยุทธ์ที่ตั้งเอาไว้สามารถที่จะนำมาใช้กับตัวองค์กรได้
แน่นอนว่าการที่องค์กรต่าง ๆ จะบรรลุเป้าหมายได้นั้น ต้องอาศัยการออกแบบภายในตัวองค์กร โดยพยายามดึงขีดความสามารถภายในองค์กรออกมาใช้ให้สอดคล้องและเหมาะสม
การออกแบบองค์กรถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดวางโครงสร้างขององค์กรให้ถูกทิศถูกทาง ไม่ว่าจะเป็นด้านของทรัพยากรบุคคลหรือทีมงานที่เข้าใจ เป้าหมาย นำมาผลักดันให้องค์กรบรรลุ เป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้ได้
ด้วยเหตุผลนี้ผู้บริหารองค์กรและบริษัทต่าง ๆ จึงควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้
"ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่มากเท่าใด การตัดสินใจในการบริหารงานยิ่งช้าลง ดังนั้นการนำเอาการออกแบบองค์กรเข้ามาช่วย จึงถือเป็นหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยในการตัดสินใจให้รวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถช่วยในการกระจายทรัพยากรให้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด รวมไปถึงทำให้พนักงาน เจ้าหน้าที่ต่าง ๆ ภายในองค์กรเกิดความร่วมมือ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ"
 |
ที่สำคัญตัวองค์กรเองยังต้องพยายามที่จะปรับวิธีการ แนวทางต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับพนักงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับตัวให้เข้ากับองค์กรและ เป้าหมายขององค์กรได้"
ตัวอย่างบริษัทที่เห็นได้ชัดที่ "เอมี่ เคทส์" ยกมา เช่น อินเทลฯ บริษัทผู้ผลิตชิป ได้มีการอบรมพนักงานและผู้บริหารระดับกลางเพื่อให้เกิดความเข้าใจในเรื่องของการออกแบบองค์กรอย่างถูกต้อง ตรงกัน และสามารถปรับใช้ในส่วนของตัวเองให้ได้มากที่สุด
อีกบริษัทหนึ่งคือ ดิสนีย์ มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่แคลิฟอร์เนีย ก็มีการนำเอาการออกแบบองค์กรมาใช้เพื่อที่จะทำให้เกิดความมั่นใจว่า ผู้บริหารที่อยู่แคลิฟอร์เนียทำงานทุกโครงการในหลาย ๆ ประเทศ สามารถที่จะยกระดับความสามารถด้าน การบริการของดิสนีย์แลนด์ได้ในทุก สภาพแวดล้อม ทุกสถานการณ์
องค์ประกอบสำคัญที่ควรคำนึงถึงใน "การออกแบบองค์กร" ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด "เอมี่ เคทส์" บอกว่า ต้องมีกลยุทธ์ 3 ส่วนที่สำคัญ นั่นคือ
1.กลยุทธ์ต้องมีความชัดเจนและเป็นที่เข้าใจร่วมกันในองค์กร
2.ตัวผู้นำต้องให้ความสำคัญกับกลยุทธ์และมีความสำคัญมากในองค์กร เพื่อที่จะสามารถทำหน้าที่ในการผลักดันกลยุทธ์ขององค์กรได้
และ 3.ผู้บริหารต้องมีความเห็นร่วมกัน ตรงกัน ในการเลือกใช้กลยุทธ์นั้น ๆ
หากองค์กรมีกลยุทธ์ทั้ง 3 ส่วนที่สำคัญ นี้แล้ว ขั้นต่อไปจะนำไปสู่การออกแบบองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับตัวกลยุทธ์ที่เลือกเอาไว้
ที่สำคัญจงอย่าลืมว่า "การออกแบบองค์กรไม่ได้มีรูปแบบตายตัวว่าแบบไหน ดีที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์เป็นสำคัญ"
สิ่งที่ "เอมี่ เคทส์" เน้นย้ำอีกประการหนึ่งนั่นคือ สิ่งที่ต้องดู
หลังจากการออกแบบองค์กรนั่นคือ ตัวโครงสร้าง ใครที่มีอำนาจในการตัดสินใจ รายละเอียดในด้านการรายงานผลต่าง ๆ ต้องรายงานตรงแก่ใคร รวมไปถึงการตรวจดูว่าทรัพยากรใดที่สำคัญภายในองค์กรธุรกิจ เพื่อที่จะได้จัดการกับทรัพยากรเหล่านั้นให้สามารถสร้างรายได้หรือทำให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรสูงสุด
ซึ่งชัดเจนว่า การออกแบบองค์กรต้องเข้ามาเกี่ยวข้องในด้านการจัดกระบวนการภายในองค์กร ซึ่งหมายถึงการเข้าไปจัดการอุปสรรคในการทำงานให้มีขอบเขตที่น้อยลง ไม่ว่าจะเป็นบริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันภายในองค์กรเดียวกันหรือภายในองค์กรที่มีบริษัทสาขาอยู่ทั่วโลก ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากที่สุด
ขั้นสุดท้ายคือ การวัดความสำเร็จภายในองค์กร ซึ่งการออกแบบองค์กร จะเข้ามาช่วยเหลือตรงจุดนี้ด้วยเช่นกัน
สรุปแล้วกระบวนการในการออกแบบองค์กรหลัก ๆ จะมี 2 ส่วนด้วยกัน คือ Concept และ Process
โดยต้องมีการปรับตัวกลยุทธ์ให้สอด คล้องกับการออกแบบองค์กร และให้สอด คล้องกับ Concept และ Process ต่าง ๆ ให้สามารถทำงานสอดประสานควบคู่กับโครงสร้างทุกภาคส่วนภายในองค์กรได้ด้วย
หากจะถามต่อว่า นักออกแบบที่ดีควรเป็นอย่างไร ?
เอมี่ เคทส์ ให้นิยามคุณลักษณะที่สำคัญที่นักออกแบบองค์กรที่ดีควรมีไว้ 5 ประการดังนี้
1.ความสามารถในการตรวจวิเคราะห์และประเมินองค์กร
2.มีความเข้าใจด้านความสัมพันธ์องค์กรต่อบุคคล และสามารถมององค์กรในภาพรวมเชื่อมโยงในสิ่งที่เกี่ยวข้องกับองค์กรได้
3.วาดภาพ วางแผนอนาคตขององค์กร ตลอดจนจัดสรรทรัพยากรภายในองค์กรเพื่อให้สอดคล้อง ผลักดันให้องค์กรบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ได้
4.นักออกแบบองค์กรต้องมีความรู้ กว้างขวางในเรื่องรูปแบบการออกแบบองค์กร เพื่อที่จะสามารถนำมาปรับใช้กับองค์กรที่เราต้องเข้าไปทำงานด้วย
และสุดท้าย 5.ต้องมีทักษะในการเป็นที่ปรึกษาเพื่อที่สามารถเข้าไปวางแผนงานช่วยเหลือองค์กรนั้น ๆ ได้
แล้วองค์กรในประเทศไทยสามารถใช้การออกแบบองค์กรได้หรือไม่ ?
ในประเด็นนี้ "เอมี่ เคทส์" ให้ความชัดเจนว่า สำหรับประเทศไทย สิ่งที่เห็นได้ชัดคือ การให้ความสำคัญกับ Local Knowledge ซึ่งที่ผ่านมาเราจะเห็นว่าได้รับความสำเร็จเป็นอย่างมาก
ที่มากกว่านั้นคือ มีการใช้แนวทางตาม Globalization ดังนั้นไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในอนาคตแต่องค์กรธุรกิจเรายังต้องดำเนินต่อไป เราจึงควรที่จะมองการไกล คิดการใหญ่ในระดับโลก อย่าพยายามยึดตามแนวโน้มหรือปฏิบัติตามเทรนด์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น แต่ควรที่จะนำมาศึกษาเพื่อก้าวข้ามสิ่ง เหล่านั้นโดยนำมาปรับใช้กับการออกแบบองค์กร ซึ่งประเทศที่เป็นตัวอย่างในด้านการเน้นพัฒนาแบบ Local Knowledge เช่น บราซิล อินเดีย รัสเซีย และจีน
ประเทศเหล่านี้ล้วนมีการพัฒนาเศรษฐกิจด้วยการเน้น Local Knowledge ทั้งสิ้น ดังนั้นการพัฒนาจึงควรที่จะเห็นความสำคัญในด้าน Local Knowledge ซึ่งเป็นความรู้ที่องค์กรในไทยเรามีอยู่และพยายามมองภาพรวมเพื่อพยายามสร้างกลยุทธ์ที่ล้ำสมัยขึ้นมาแทนการตามกระแสโลก
องค์กรหรือบริษัทที่โดดเด่นในอเมริกาซึ่งประสบความสำเร็จในการนำแนวคิดเรื่องการออกแบบองค์กรไปปรับใช้เพื่อตอบสนองกลยุทธ์ขององค์กร คือ รถยนต์ฟอร์ดและ GM
"เอมี่ เคทส์" เล่าต่อว่า "ผู้บริหารที่สำคัญขององค์กรนี้เป็นผู้ที่มีวิสัยทัศน์มาก ในการปรับตัวองค์กรเพื่อตอบรับความต้องการของลูกค้าในการที่จะผลิตรถยนต์เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ที่ชื่นชอบรถยนต์ โดยเฉพาะตลาดในอเมริกาและตลาดยุโรป สิ่งที่ผู้บริหารของฟอร์ดมักจะเน้นอยู่เสมอในการออกแบบองค์กรคือ ส่วนไหนที่จะมีการตัดสินใจเกิดขึ้น ใครจะเป็น ผู้ตัดสินใจ และต้องใช้ข้อมูลส่วนไหนที่ ช่วยประกอบในการตัดสินใจ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นขององค์กรก็สามารถช่วยลดต้นทุนให้กับฟอร์ดได้เป็นอย่างมาก พร้อมกับที่ช่วยเพิ่มยอดขายให้กับฟอร์ดด้วยในขณะเดียวกัน
และ "รัชฎา อสิสนธิสกุล" ก็มองไม่แตกต่างจากกูรูใหญ่ในต่างประเทศ
"เมื่อเรามองย้อนไปดูองค์กรในปัจจุบัน พบว่าในขณะนี้องค์กรต่าง ๆ ได้ให้ความคุ้นเคยกับเรื่องของ Business Model, Organization Structure, Human Resource Management, การสร้างค่านิยม, การสร้างวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งเรื่องเหล่านี้ถือเป็นเรื่องที่พูดกันมานานแล้ว แต่เรื่องเหล่านี้ได้มีการบูรณาการให้มีความสอดคล้องกันค่อนข้างน้อยมาก
ที่สำคัญสิ่งหนึ่งที่ผู้นำในหลาย ๆ องค์กรในประเทศไทยยังมีข้อสงสัยและประสบปัญหาคือ การผลักดันกลยุทธ์ขององค์กรและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ที่ผู้นำหลายองค์กรยังไม่สามารถเชื่อมโยงทั้งสองเข้ากันให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันได้ ดังนั้นในการนำการออกแบบองค์กรมาเป็นเครื่องมือเข้ามาปรับใช้ จึงเป็นการบูรณาการเพื่อสร้างความเชื่อมโยงให้ทั้งสองส่วนมีความสอดคล้องเชื่อมโยงกันทั้งองค์กร"
"ดังนั้นหากมองโดยภาพรวมแล้ว การนำแนวคิดเรื่องการออกแบบองค์กรมาใช้ในองค์กรไทยยังถือว่ามีน้อย ส่วนใหญ่จะพบ เห็นอยู่แค่ในกลุ่มองค์กรขนาดใหญ่
ส่วนในภาครัฐนั้น จะเห็นว่าในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมามีกฎหมายหรือ พระราชบัญญัติที่กำหนดขีดความสามารถในการทำงาน มีการปรับโครงสร้าง เปลี่ยนจากระบบซีมาเป็นลักษณะบอร์ดแบนด์เช่นเดียวกับภาคเอกชน"
วันนี้แม้จะมีตัวอย่างองค์กรที่ออกแบบอย่างลงตัวให้เห็นมากมาย แต่การดีไซน์องค์กรให้แข็งแกร่งและคล่องตัวคงต้องอาศัยตัวตนขององค์กรตัวเองเป็นหลัก เพราะยุทธศาสตร์ของแต่ละองค์กรล้วนมีจุดเด่นจุดด้อยแตกต่างกัน
หน้า 29
วันที่ 28 มกราคม พ.ศ. 2553 ปีที่ 33 ฉบับที่ 4179 ประชาชาติธุรกิจ