บริหารการเปลี่ยนแปลง...ไม่ยาก

ทุกสรรพสิ่งไม่มีอะไรอยู่นิ่งกับที่ ขึ้นอยู่กับว่ารอให้การเปลี่ยนแปลงเข้ามาหา หรือ ชิงเปลี่ยนแปลงก่อนที่มันจะมาถึง

ข้อแนะนำของผม คือ ชิงเปลี่ยนแปลงก่อนดีกว่า เพราะเรามีเวลาที่จะไตร่ตรอง เตรียมการ และสร้างความพร้อมก่อนจะมีการเปลี่ยนแปลง ให้มองว่าการเปลี่ยนแปลงเป็น "สัจธรรม"

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการแข่งขันในทางธุรกิจเข้มข้นถึงขีดสุดเมื่อเข้าสู่ยุคโลกไร้พรมแดน เพราะการแข่งขันของธุรกิจขยายวงไปสู่ระดับโลก เป็นการค้าเสรีแบบสมบูรณ์ อันเนื่องมาจากไม่มีกำแพงภาษีมาคุ้มครองสินค้าและบริการของแต่ละประเทศอีกต่อไป

ดังนั้นทุกคนคงเห็นความจำเป็นกันแล้ว กับการบริหารการเปลี่ยนแปลง ซึ่งขั้นตอนสำคัญมีอยู่ว่า

1. การทบทวนวิสัยทัศน์ หรือ ทิศทางของธุรกิจ ว่าต้องการเปลี่ยนแปลงไปทางใด ทั้งนี้อาจมีเหตุผล เพื่อความอยู่รอดของธุรกิจ หรือ เพื่อการเติบโตของธุรกิจ โดยใช้ความสามารถในการแสวงหาโอกาสที่จะเปลี่ยนแปลง เพื่อรักษาการได้เปรียบทางการแข่งขันของธุรกิจอย่างยั่งยืน

ทั้งนี้ต้องระบุถึงสาระสำคัญของความคาดหวัง และความท้าทายที่ต้องการไปให้ถึงในอนาคต

2. การสร้างข้อผูกพันให้เกิดขึ้นกับทั้งผู้บริหารและพนักงานในวิสัยทัศน์ กล่าวคือ ทั้งผู้บริหารและพนักงานต่างต้องมีความเชื่อมั่น ศรัทธา ในวิสัยทัศน์ของธุรกิจ ทั้งยังสร้างความร่วมมือ สัมพันธภาพระหว่างฝ่ายบริหาร และฝ่ายพนักงานเพื่อร่วมกันมุ่งมั่นเพื่อบรรลุถึงวิสัยทัศน์ของธุรกิจ โดยแสดงคำมั่นสัญญาต่อกันที่จะร่วมมือกันในทุกวิถีทางที่จะบรรลุวิสัยทัศน์ร่วมกัน

3. การแปลงวิสัยทัศน์ไปสู่การปฏิบัติในหน่วยงานต่างๆ ที่กระจายอยู่ทั่วทั้งองค์กร ขั้นตอนนี้เป็นสิ่งที่ยากกว่าขั้นตอนการคิดวิสัยทัศน์ เพราะว่าคนเราเวลาให้คิด ให้พูด แสดงความคิดเห็นไม่ใช่เรื่องยาก แต่ถึงเวลาต้องนำไปปฏิบัติ มันจะรู้สึกอึดอัด เพราะความกังวลว่าผลที่เกิดขึ้นอาจไม่เป็นดังที่คาดไว้

ผลที่เกิดขึ้นหากก่อให้เกิดความเสียหาย จะรับผิดชอบกันอย่างไร สู้อยู่เฉยๆ น่าจะดีกว่า เพราะไม่ถูกตำหนิ ไม่ถูกเสียชื่อเสียงของตนเอง

ดังนั้น ต้องกระตุ้นตัวเองให้กล้าที่จะแสดงออก และมีความเชื่อมั่นว่าเรามีความสามารถเพียงพอที่จะทำงานชิ้นนี้ได้ และการวางแผนมาดี โดยธรรมชาติย่อมเกิดข้อผิดพลาดน้อยมาก ที่สำคัญอีกสิ่งหนึ่งของนักปฏิบัติที่ต้องการความเก่งในการปฏิบัติงานได้อย่างดีเลิศ ก็คือ การพัฒนาขีดความสามารถของตนเองอยู่ตลอดเวลา เปรียบเสมือนมีอาวุธที่มีขีดความสามารถทำลายล้างได้มากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงสิ่งใดก็ตามไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะคนเราจะคุ้นเคยกับสิ่งที่ปฏิบัติมาจนเป็นความเคยชิน จนอาจเกิดเป็นแรงต้าน และนำไปสู่ความขัดแย้งในองค์กร ทำลายขวัญกำลังใจในการทำงาน ผลผลิตตกต่ำ และรายได้ลดลงเป็นลำดับจนอาจเกิดวิกฤติการเงิน

หนทางที่ดีที่สุดก่อนเปลี่ยนแปลงสิ่งใดๆ ในองค์กร ควรจะต้องทำแผนการสื่อสารกับพนักงานอย่างรอบคอบ และ รัดกุม โดยแยกเป็นการสื่อสารให้ผู้บริหารรับทราบก่อนเป็นอันดับแรก เพื่อหาแนวร่วม จากนั้นจึงจัดรอบชี้แจงให้แก่พนักงาน อย่างไรก็ตาม หลักการชี้แจงทั้ง 2 รอบ ต้องเป็นไปในแนวทางเดียวกัน กล่าวคือ

1. กรณีการเปลี่ยนแปลงเพื่อความอยู่รอด ต้องชี้แจงให้ผู้บริหารและพนักงานเห็นถึงแรงบีบคั้นที่ทำให้ต้องมีการเปลี่ยนแปลง คือ การที่มีคู่แข่งขันรายใหม่เข้ามา และ หรือ การที่มีสินค้าทดแทนสินค้าของเรา การที่คู่ค้ามีอำนาจต่อรองเหนือเรา การที่ลูกค้ามีอำนาจต่อรองมากขึ้น การที่คู่แข่งขันปัจจุบันเริ่มมีความได้เปรียบในการแข่งขันมากกว่าเรา เป็นต้น และจะดียิ่งขึ้นหากยกตัวอย่างประกอบ

เมื่อทราบถึงสาเหตุการเปลี่ยนแปลงแล้ว ต้องแสดงให้เห็นแนวทางการเปลี่ยนแปลง เพื่อความอยู่รอดของเรา ความร่วมมือ และ การสนับสนุนที่จะได้รับจากผู้บริหารและพนักงาน เพื่อบรรลุถึงการเปลี่ยนแปลงตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ ตลอดจนผลประโยชน์ที่จะได้รับทั้งต่อองค์กร ต่อลูกค้า หรือต่อพนักงานเอง

เตรียมการเผชิญกับวิกฤติที่กำลังจะมาถึง อาทิเช่น การไม่ขึ้นเงินเดือน การยกเลิกสวัสดิการรถประจำตำแหน่ง การไม่มีนโยบายจ่ายโบนัส ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง จนกว่าจะผ่านวิกฤติสำคัญที่สุดต้องแสดงผลประกอบการให้ผู้บริหารและพนักงานเห็นอย่างชัดเจนว่า สถานการณ์กำลังย่ำแย่เพียงไร

2. กรณีการเปลี่ยนแปลงเพื่อการเติบโต ต้องชี้แจงให้ผู้บริหารและพนักงานเห็นถึงโอกาสที่จะต่อยอดธุรกิจ หรือ ขยายธุรกิจจนเห็นโอกาสที่จะทำรายได้ให้ธุรกิจเพิ่มขึ้น นั่นหมายถึงโอกาสที่ผู้บริหารและพนักงานจะได้รับการแบ่งปันกำไรส่วนเพิ่มนั้นด้วย ควบคู่ไปกับการได้โอกาสที่จะเติบโตในหน้าที่การงาน รวมทั้งอาจได้โอกาสรับผิดชอบงานใหม่ๆ ที่มีความท้าทายมากขึ้นกว่าปัจจุบัน

คงเห็นแล้วนะครับว่า การบริหารการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องยาก ถ้าทำไปตามขั้นตอน ที่สำคัญคือ มีแรงต้านอย่างแน่นอน

ผมอยากเน้นให้ใช้ความจริงใจ ผนวกกับข้อมูลที่เป็นจริงชี้แจงกับผู้บริหารและพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเพื่อความอยู่รอด หรือ เพื่อการเติบโต...ก็ตาม พบกันใหม่ฉบับหน้านะครับ

ที่มา : ภัทรพงศ์ พรรณศิริ