151. Decline of Venture Offer
152. Decline to Interview Referred Job Applicant
153. Deliveries Held Until Past Due Balance Paid
154. Demand by Secured Party for Possession of Collateral
155. Demand for Acknowledgement of Shipping Dates
156. Demand for Delivery
157. Demand on Guarantor
158. Demand that Future Payments Be by Certified Check
159. Demand to Endorsers for Immediate Payment
160. Denial of Request for Additional Discount
161. Denial of Request for Extension of Time
162. Denial of Request for Quarterly Billing
163. Directed Letter of Recommendation Requesting Reply
164. Discharge of Security Interest
165. Disclosure of Investigative Consumer Reports
166. Disclosure Statement, Fair Credit Reporting Act
167. Discreet Letter of Resignation
168. Disputed Balance Notice
169. Employee Invention Agreement
170. Employee Non-Compete Agreement
171. Employee Non-Compete Agreement (Specific Radius)
172. Employee Photo and Recording Release
173. Employee Suggestion for Company Meeting
174. Employer's Verification on Loan Applicant
175. Employment Agreement
176. Employment Agreement
177. Employment Information Form
178. Employment Letter
179. Employment Reimbursement Agreement
180. Equipment Leasing Agreement
181. Equipment Maintenance Agreement
182. Escrow Check Receipt
183. Escrow Fee Worksheet
184. Expense Account Statement
185. Expense Account Statement Form
186. Explanation for Delay of Partial Shipment
187. Explanation of Insurance Rate Increase
188. Extension of Lease
189. Fictitious Name Certificate - By Corporation
190. Fictitious Name Certificate - Individual
191. Fictitious Name Certificate - Partnership
192. Fifth Overdue Payment Reminder, Notice of Credit Hold
193. Final Demand for Payment on Delinquent Account
194. Final Notice Before Legal Action
195. Final Notice of Impending Litigation
196. Final Warning Before Dismissal
197. Financing Statement
198. Firm Letter on Past Due Account
199. Five Day Demand for Payment
200. Follow Up Letter, Travel Agency
201. Fourth Overdue Payment Reminder
202. Friendly Apology for Late Payment
203. General Affidavit
204. Going-Away Party Invitation and Gift
205. Good Customer Conversion of Account to C.O.D.
206. Good Faith Partial Payment to Creditor
207. Grant of Request for Extension of Time
208. Guarantee
209. Guarantor Instrument
210. Holiday Letter to Stockholders
211. Individual Charge Account Denial Letter
212. Initial Notice of Balance Discrepancy
213. Inquiry to Manufacturer on Product Availability
214. Insurance Binder
215. Insurance Refund on Close of Escrow
216. Invitation to Demo New Product Line
217. Job Applicant Education Verification Cover Letter
218. Job Applicant Employment Verification Form
219. Lapsed Subscription Renewal Offer
220. Late Payment Cover Letter
221. Late Return Authorization
222. Letter Canceling Unfilled Order
223. Letter Notice of Job Opening
224. Letter Notice of Litigation
225. Letter Notice of Rescission
226. Letter of Appreciation to Employee
227. Letter of Authorization to Negotiate
228. Letter of Credit (General)
229. Letter of Credit (Irrevocable)
230. Letter of Default on Promissory Note
231. Letter of Encouragement to Sales Staff
232. Letter of Follow Up or Duplicate Order
233. Letter of Resignation
234. Letter of Understanding Regarding Terms of Proposed Contract
235. Letter Order of Merchandise
236. Letter to Customer Not Home for Service Appointment
237. Letter to Small Businessman in Advance of Collections
238. Long Reply to Inquiry About Discontinued Model
239. Media Survey Form
240. Memorandum on Sales Seminar
241. Merry Xmas in Many Languages
242. Monthly Partial Payment to Creditor
243. Mutual Cancellation of Lease
244. Mutual Release
245. Negative Response to Job Application
246. Negative Response to Job Application, No Openings
247. Negative Response to Job Candidate Interview
248. New Business Announcement for Use with Credit Application
249. New Customer Welcome
250. New Employee Welcome
251. New Fictitious Name Certificate Due to Change - Partnership
252. New Open Account Welcome & Terms Letter
253. New Salesman Follow-Up Letter After First Meeting
254. Note Secured by Deed of Trust (Straight Note)
255. Notice and Acknowledgement of Service Rate Increase
256. Notice and Tender by Debtor
257. Notice of Annual Meeting of Shareholders
258. Notice of Appeal
259. Notice of Application as Sole Trader
260. Notice of Application for Zoning Variance, Exception, or Permit
261. Notice of Approval of New Credit Account
262. Notice of Back-Ordered Item
263. Notice of Bulk Transfer
264. Notice of C.O.D. Terms
265. Notice of Cancellation of Contract
266. Notice of Change of Address
267. Notice of Claim of Defective Goods
268. Notice of Claim of Lien
269. Notice of Credit for Merchandise Damaged in Shipment
270. Notice of Credit Limit, Conversion to C.O.D.
271. Notice of Default
272. Notice of Defective Goods
273. Notice of Defects in Goods After Acceptance
274. Notice of Delay on Back Order
275. Notice of Delayed Shipment
276. Notice of Dishonored Check
277. Notice of Dispatch
278. Notice of Dissolution (Partnership)
279. Notice of Error in Shipment and Request for Return Authorization
280. Notice of Impending Litigation After Unproductive Arrangements
281. Notice of Inability to Fill Order
282. Notice of Inability to Ship
283. Notice of Intent to Exercise Warehouse Lien By Auction
284. Notice of Intention to File a Mechanic's Lien
285. Notice of Intention to Foreclose
286. Notice of Intention to Make a Private Sale After Breach
287. Notice of Intention to Sell Goods After Breach
288. Notice of Layoff
289. Notice of Lease
290. Notice of Non-Conforming Goods
291. Notice of Opposition to Zoning Request
292. Notice of Overdue Account
293. Notice of Packing Slip Requirements
294. Notice of Private Sale of Collateral
295. Notice of Promotion
296. Notice of Public Sale of Collateral
297. Notice of Receipt on Incomplete Shipment
298. Notice of Reclamation
299. Notice of Refusal to Accept Delivery
300. Notice of Rejected Bid
การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ อาจแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล หรือจดหมายส่วนตัว อาจเป็นจดหมายถามทุกข์สุข แสดงความยินดี แสดงความเสียใจ จดหมาย เชิญ จดหมายอีกประเภทหนึ่งเป็นจดหมายธุรกิจ ซึ่งใช้ติดต่อระหว่างบุคคลกับสำนักงานธุรกิจ หรือระหว่างสำนักงานธุรกิจด้วยกัน สำหรับในเอกสารนี้จะให้รายละเอียดเฉพาะจดหมายส่วนตัวเท่านั้น ซึ่งเป็นจดหมายที่นักเรียนคุ้นเคย และอาจนำไปใช้ประโยชน์ได้มากกว่า
มาเริ่มกันที่ส่วนประกอบของ การเขียนจดหมายในภาษาอังกฤษ
1. Heading (หัวจดหมายภาษาอังกฤษ) หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้
2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ) ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ ซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมาจะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย
3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมายภาษาอังกฤษ) คำขึ้นต้นจดหมายในภาษาอังกฤษ เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร
3.1 คำขึ้นต้นสำหรับญาติผู้ใหญ่
My dear…………………….. , เช่น
My dear grandmother, (ย่า, ยาย)
My dear father, (พ่อ)
My dear uncle, (ลุง)
My dear mother, (แม่)
3.2 คำขึ้นต้นสำหรับญาติที่อายุอ่อนกว่า
Dear………… ,
My dear……………..,
My dearest……………..,
เช่น
My dearest son, (ลูก)
My dear Jim, (ระบุชื่อญาติ)
3.3 คำขึ้นต้นสำหรับญาติ, เพื่อน, ผู้รู้จัก ซึ่งมีวัยใกล้เคียงกันDear………… ,
My dear…………….., นิยมระบุชื่อ เช่นDear Surapong,Dear friend, (เพื่อน)
3.4 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลโดยทั่ว ๆ ไป ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท ถ้าเป็นชาวต่าง ประเทศจะระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลได้ เช่น
Dear…………?
Dear Dr.Young, (Dr. J.N. Young)
Dear Mrs.Supranee,
Dear Mr.Ferrari (Mr. D.F. Ferrari)
3.5 คำขึ้นต้นสำหรับผู้ใหญ่ที่รู้จัก นับถือ Dear…………,
Dear Sir, (ผู้ชาย)
Dear Madam, (ผู้หญิง)
Dear teacher, (ครู)
Dear Mistress, (นายผู้หญิง)
3.6 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่พิเศษ
Your Excellency, (ทูต, รัฐมนตรี)
Dear lady, Your Excellency, (ภริยาทูต, รัฐมนตรี)
Dear Mr. President, (ประธานาธิบดี)
Your Majesty,May it please your Majesty,Sir, Dear Mr. Speaker, (ประธานสภาผู้แทนราษฎร)
3.7 คำขึ้นต้นจดหมายธุรกิจ Dear Sir , Sir , Gentleman , Dear………., (ถ้ารู้จักชื่อ)
4. Body of letter (ตัวจดหมายภาษาอังกฤษ) ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เพราะเป็นการสื่อความประสงค์ระหว่าง โดยข้อความในจดหมายปกติแล้วจะแบ่งเป็น 3 ตอน
4.1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ
4.2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์
4.3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต
5. Complimentary Close (คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ) เมื่อเขียนจดหมายจบแล้ว ต้องมีคำลงท้าย ซึ่งมีหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับที่นิยมกันโดยทั่วไปได้แก่
Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, = ด้วยความจริงใจ
With love,With much love,Love, = ด้วยความรัก
หรือดูเพิ่มเติมได้ในเรื่อง คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ
6. Signature (การลงนามจดหมายภาษาอังกฤษ) การ ลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง
7. Outside address (การจ่าหน้าซองจดหมายภาษาอังกฤษ)
การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block)